（一）典型性。不是任何的人和事都可以作为通报的对象来写的。通报的人和事总是具备一定的典型性，能够反映、揭示事物的本质规律，具有广泛的代表性和鲜明的个性。这样的通报发出后，才能使人受到启迪，得到教益。
（二）引导性。无论表扬性通报，批评性通报，还是情况通报，其目的都在于通过典型的人和事引导人们辨别是非，总结经验，吸取教训，弘扬正气，树立新风。
（三）正文。通报正文的'结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。不同类别的通报，其内容和写法有所不同，现分述如下：
1、表扬性通报。一般在开头部分概述事件情况，说明通报缘由。由于它是作出通报的依据，因此要求把表扬对象的先进事迹交代清楚。如果属于对一贯表现好的单位或个人进行表彰，事实叙述不但要清楚明白，而且要注意详略得当、重点突击。主体部分通过对先进事迹的客观分析，在阐明所述事件的性质和意义的基础上，写明通报决定。结尾部分明确提出希望和要求，号召大家向先进学习。
2、批评性通报。在机关工作中使用的比较多，对一些倾向性问题具有引导、纠正的作用。批评性通报又分两种情况。一种是对个人的通报批评，其写法和表扬性通报基本一样，要求先写出事实，然后在分析评论的基础上叙写通报决定，最后提出希望和要求，让大家吸取教训，引以为戒。另一种是对国家机关或集体的批评通报。这种通报旨在通过恶性事故的性质、后果，特别是酿成事故的原因的分析，总结教训，从而达到指导面上工作的目的，所以写法和表扬性通报略有不同。其正文主要包括叙写事实、分析原因、提出要求和改进措施等项内容。
也有的批评性通报，是针对部分地区或单位存在着的同一类问题提出的批评的。这类通报，虽然涉及的面比较广，但因其错误性质基本相同，所以写法上以概括为主，大体和情况通报相近。
3、情况通报。主要起着沟通情况的作用。旨在使下级单位和群众了解面上的情况，以便统一认识，统一步调，推动全局工作的开展。正文主要包括两项内容；通报有关情况；分析并作出结论。具体写法，有的是先摆情况，然后进行分析得出结论；有的是先通过简要分析作出结论，再列举情况，来说明结论的正确性和针对性；总之，写法多样，如何表述可因事制宜，无须强求一律。
（四）尾部。包括发文机关署名和成文时间两个项目内容。有的在通报标题中已标明发文机关名称，这里就不必再写。
根据内容不同，通报可以分为表彰性通报、批评怀通报和情况通报三种。
（一）表彰性通报。是用来表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，号召大家学习的通报。
（二）批评性通报。是用来批评、处分错误，以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训的通报。
（三）情况通报。是在一定范围内传达重要情况和动向，以指导面上工作为目的的通报。
通报一般由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
（一）首部。通报的首部主要包括标道和主送机关两个项目内容。
1、标题。通常有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种组成，如《国务院办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报》；另外一种是由事由和文种构成，如《关于给不顾个人安危勇于救人的王某同志记功表彰的通报》。此外，有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称，如《中共x市纪律检查委员会通报》；也有的通报标题只有文种名称。
2、主送机关。除普发性通报外，其他通报应该标明主送机关。
xx，男，xx年x月出生，现为我院后勤玻璃室工人。
某某同志长期工作散漫，责任心不强，并且经常脱岗。尤其是在最近学院考虑到某某同志承担的工作量极少，决定自5月16日起临时安排他到丰盛堂自行车棚值班一段时间时，他口头表示同意服从安排（15日下午学院主管负责人找他谈话），但16日至今一直不到临时岗位工作，目无组织纪律。
学院主管负责人发现某某同志在5月16日没按要求在丰盛堂自行车棚值班，5月17日上午再次通知他如无正当理由必须服从组织的工作安排，某某同志当时也再一次答应服从安排；而行动上他仍在玻璃室干些与工作无关的个人事情。5月17日上午下班时，他无打考勤卡（早退）；17日下午和20日上午他没打上、下班考勤卡，也不见他上班，但玻璃室敞开着门（17日下午还开着收音机）。更为严重的是，他违反规定，擅自多次涂改考勤卡：3月14日将上午11：42涂改为7：40；5月16日上午10：15，涂改为7：15；5月20日下午将14：13打到上午记时位置，然后涂改为7：13时。
为加强职业道德建设，严厉劳动纪律，对某某同志不服从组织安排，工作散漫，无组织纪律性的错误，根据化院[2000]018号文“化学学院院办、后勤、图书分馆工作人员考勤实施细则”的精神，学院决定给予某某同志通报批评，并扣除其5月份的奖金和业绩津贴。希望全体教职工能引以为戒，自觉遵守劳动纪律，坚持良好的职业道德和工作作风，为学院的发展做出新贡献。
（五）严肃性。通报的内容和形式都是严肃的。由于通报是正式公文，是领导机关为了指导面上的工作，针对真人、真事和真实情况制发的，无论是表扬、批评或通报情况，都代表着一级组织的意见，具有表彰鼓励或惩戒、警示的作用，因而其使用十分慎重、严肃。
（六）时效性。通报针对当前工作中出现的情况和问题而发。它的典型性、引导性都是就特定的社会背景而言的。随着客观情况的变化，一件在当时看来具有典型意义的事实，时过境迁，未必仍具有典型性。因此，通报作用的发挥，与抓住时机适时通报是分不开的。
xx市人民政府关于表彰计划生育先进集体和先进工作者的通报
各县（市、区）人民政府，市属各部门：
“九五”计划期间，我市各级党委、政府和有关部门高度重视计划生育工作，认真贯彻省计划生育条例，切实加强对计划生育工作的领导，全面完成了省下达的“九五”人口计划和各项计划生育指标任务。二000年度，全市人口出生率降到5，平均生育率为0.87，低于全国、全省水平。这是全市各级干部、计划生育工作者和全市人民共同努力的结果。为了进一步推动我市计划生育工作的深入开展，市人民政府决定授予xx县等三十五个单位“全市计划生育先进集体”光荣称号，授予xxx等四十五位同志“全市计划生育先进工作者”光荣称号。希望受到表彰的单位和个人，要戒骄戒躁，继续努力，为我市计划生育工作向深层次、高质量发展做出新的贡献。
通报是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误，传达重要精神或通报有关情况的公文。
通报的应用也比较广泛，可以用于表扬好人好事、新风尚；也可以用于批评错误，总结教训，告诫人们警惕类似问题的发生；还可以用来互通情况，传达重要精神，沟通交流信息，指导推动工作。
（一）通报的内容必须真实。通报的事实，所引材料，都必须真实无误。动笔前要调查研究，对有关情况和事例要认真进行核对，客观、准确地进行分析、评论。
（二）通报决定要恰如其分。无论哪一种通报，都要做到态度鲜明，分析中肯，评价实事求是，结论公正准确，用语把握分寸。否则通报不但会缺乏说服力，而且有可能产生副作用。
（三）通报的语言要简洁、庄重。其中表扬性和批评性的通报还应注意用语分寸，要力求文实相副，不讲空话、套话，不讲过头的话。