综合文秘基础知识

文秘的工作都是做些什么的呢？你是否有了解过的呢？如果没有的话就让我们一起来学习学习吧！今天小编在这给大家整理了一些综合文秘基础知识，就让我们一起来看看吧！

综合文秘基础知识篇1

秘书工作任务主要有以下7个方面:

调查研究是领导者解情况、进行决策基础,而领导调查研究工作大部分,甚至全部要靠秘书人员进行,秘书应该通过访问、开会、问卷、查阅资料等形式获得真实最新全面信息,及时提供给领导。

文书工作包括收文和发文两个方面,收到文件要分轻重缓急交给领导批阅处理,发文要在领导指示下按程序认真进行,很多时候秘书还要进行文件、报告起草,所以秘书对文书写作规范、要求等要熟悉,处理完文档要及时分类归档。

秘书应该按照领导要求和会议主题、风格等进行会议准备、组织、后勤保障、安全保卫等工作。注意不同会议类型(大、中、小型)和会议形式(电视电话会议、圆桌会议等)都有不同筹办要求。

秘书应负责来宾接待工作,包括制订接待方案、组织迎送、安排宴会等。在接待中要注意礼仪,力求树立单位良好形象。

如果一个单位没有专门档案部门,秘书就要承担起档案管理工作。要注意按照档案管理科学方法和原则进行档案采集、整理、保管和提取。

工作包括接待和处理。秘书对于各种信函、来访或投诉要认真地对待,在领导授权下可以作适当处理,对自己处理不好或不在自己权限范围内问题,要及时向领导汇报。

如文印、交通、生活、福利、医疗保健、物资设备管理、环境管理等工作,常常都需要秘书来处理。

【（一）秘书的职业特征】

服务的直接性和稳定性。

知识化和专业化。

年轻化和女性化。

【（二）秘书日益成为现代社会急需的软人才】

秘书是“软人才”中的代表之一。

秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。

工作性质

【（一）秘书的根本性质——辅助性】

1、辅助性是秘书部门天生的属性。

2、辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求。

3、辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的。

【（二）秘书工作的特征】

1、中介性

秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。

2、直接性

秘书工作的'直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上。

3、全面性

是体现在职能辅助的全面性上。

是体现在过程辅助的全面性上。

4、服务性

人们把秘书工作比喻为“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，把秘书工作说成“没大没小，没完没了”。

5、被动性

秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。

秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。

6、潜隐性

秘书工作的潜隐性表现在三个方面：

活动名义的假借性。

活动过程的幕后性。

劳动成果的潜在性。

7、机密性

对重要信息进行保密。

综合文秘基础知识篇2

一、基础知识

秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。

1. 科学文化知识

基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

2. 马列主义理论知识   哲学、政治经济学、党的建设、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。

3. 政策法规知识   这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。

二、专业知识

是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。

1 理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，   也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。 分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。

2 业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。

3 行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

三 、相关知识

秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。

1 新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。

2 管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。

3 社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。

4 心理学知识。

四 、社会知识

国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。   国内知识，国情，民情，民俗，民风等 。

文秘专业内容：

一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。

那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?具体说来，主要应注意以下几点：

首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。

不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件?最重要?的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的?读写技能?，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。

其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。

写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的回答是肯定的。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。

要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着?应该怎样写?。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。

最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。

写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。 作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。

综合文秘基础知识篇3

秘书与上级之间交谈技巧

一般说来，人们在与自己同等级、同层次的人讲话时，表现比较正常，行为举止都会比较自然、大方。但是，在与比自己地位高的人交往时，就可能感到紧张;表现比较拘谨，并且自卑感强;相反，在与社会地位低于自己的人讲话时，就会表现得比较自如、自信，甚至比较放肆。

比如，有的人在自己的上级面前从不敢“妄言”，在同一科室的也不多说话，可是在自己的下级或所管班组面前讲话时，则落落大方，侃侃而谈。有的则在一般人面前总是摆出一副能者的架势，可是一见到权威就显得十分驯服和虔诚。

因此，上下级之间的讲话，上级要力求避免采取自鸣得意、命令、训斥、使役下级的口吻说话，而是要放下架子，以平易近人的方式对待下级。这样，下级才会向你敞开心扉。谈话是双边活动，只有感情上的贯通，才谈得上信息的交流。

平等的态度，除说话本身的内容外，还通过语气、语调、表情、动作等体现出来。所以，不要以为是小节，纯属个人的习惯，不会影响上下级的谈话。实际上，这往往关系到下级是否敢向你接近。此外，上级同下级谈话时，要重视开场白的作用。不妨与下级先扯几句家常，以便使感情接近，打掉拘束感。

上级同下级说话时，不宜作否定的表态：“你们这是怎么搞的?”“有你们这样做工作的吗?”

在必要发表评论时，应当善于掌握分寸。点个头，摇个头都会被人看作是上级的“指示”而贯彻下去，所以，轻易的表态或过于绝对的评价都容易失误。

例如一位下级汇报某改革试验的情况，作为领导，只宜提一些问题，或作一些一般性的鼓励：“这种试验很好，可以多请一些人发表意见。”“你们将来有了结果，希望及时告诉我们。”这种评论不涉及具体问题，留有余地。

如上级认为下级的汇报中有什么不妥，表达更要谨慎，尽可能采用劝告或建议性的措词：“这个问题能不能有别的看法，例如……”“不过，这是我个人的意见，你们可以参考。”“建议你们看看最近到的一份材料，看看有什么启发?”这些话，起了一种启发作用，主动权仍在下级手中，对方容易接受。

下级对上级说话，则要避免采用过分胆小、拘谨、谦恭、服从，甚至唯唯诺诺的态度讲话，改变诚惶诚恐的心理状态，而要活泼、大胆和自信。

下级跟上级说话，成功与否，不只影响上级对你的观感，有时甚至会影响你的工作和前途。

跟上级说话，要尊重，要慎重，但不能一味附和。“抬轿子”、“吹喇叭”等等，只能有损失自己的人格，却得不到重视与尊敬，倒很可能引起上级的反感和轻视。

在保持独立人格的前提下，你应采取不卑不亢的态度。在必要的场合，你也不必害怕表示自己的不同观点， 只要你从工作出发，摆事实，讲道理，领导一般是予以考虑的。

还应该了解上级的个性。上级固然是领导，但他首先是一个人。作为一个人，他有他的性格、爱好，也有他的语言习惯等。如有些领导性格爽快、干脆，有些领导则沉默寡言，事事多加思考，你必须了解清楚，不要认为这是“迎合”，这正是运用心理学的一种学问。此外，与上级谈话还要选择有利时机。

上级一天到晚要考虑的问题很多。所以，假若是个人琐事，就不要在他埋头处理大事时去打扰他。你应该根据自己的问题重要与否，去选择适当时机反映。

文秘必备基础专业知识

一、基础知识

秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。

1.科学文化知识

基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

2.马列主义理论知识

哲学、政治经济学、党的建设、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。

3.政策法规知识

这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。

二、专业知识

专业知识是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。

1.理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。

分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。

2.业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。

3.行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

三、相关知识

秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。

1.新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。

2.管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。

3.社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。

4.心理学知识。

四、社会知识

国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。国内知识，国情，民情，民俗，民风等。

文秘专业内容：

一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。

那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?具体说来，主要应注意以下几点：

首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。

不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。

美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件?最重要?的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的?读写技能?，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”

与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。

其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。

写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的回答是肯定的。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。

我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。

要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着?应该怎样写?。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。

我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。

最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。

写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。

天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。

文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。

文秘必须掌握的电脑技巧

一、红头文件的制作及标准

1、进行页面设置

选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

2、插入页号

选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端(页脚)”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

3、发文机关标识制作

选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。

选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。

选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。

4、红线制作

首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”;“虚实”设置为“实线”;“粗线”设置为“2.25磅”。

选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm”——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。

5、文号制作

平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。

上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。

6、主题词制作

选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”;然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。

7、保存成模板文件

单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板(__.dot)”;“文件名”：给模板命名;“保存位置”：模板所在路径(一般不做，默认即可)。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。

要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

二、公文正文排版

1.依据模板建立新公文：

选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。

2.制作公文正文内容：

正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：

标题——二号小标宋字体，居中显示;主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式;

正文——三号仿宋字体;

成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。

文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。

三、用Word制作电子公章

1、图章轮廓

选择“插入→图片→自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下Sfift键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色”，线条宽度为2磅，颜色为红色，“叠放次序”为“最底层”。

2、编辑文字

在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已经画好的圆内，可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确的位置。并把艺术字设置成红色。

3、插入五角星

在“自选图形→星与旗帜”中选中五角星，然后在文档中画出一个大小适合的五角星，并设置成红色，移动到圆中合适的位置，然后选中圆、艺术字、五角星，单击鼠标右键，选择“组合”，一个公章就制作出来了，要用时复制一个到目标处，是不是很正规啊!

文秘公文写作“五步”法

第一步，搜集资料

方法是“看两篇写一篇”

写作之前，可以先找两篇文章。第一篇，要找以往领导同志在类似教育实践活动中的总结讲话。因为每种类型的讲话，都有着相对固定的套路和逻辑，这篇文章，解决的是“形似”的问题，就是文章结构、语言风格要像。第二篇，要找上级领导机关或者同级其他机关群众路线教育实践活动总结大会上的讲话。因为每种内容的讲话，在一定时期内，都有着相对固定的内容要求，这篇文章，解决的是“神似”的问题，就是文章最基本的内容、方向要准。找出这“两篇文章”，通过学习和模仿，之后写出来的文章，最起码在结构上、内容上不会出现大的偏差。

第二步，琢磨内容

方法是“换位思考”

替领导起草讲话稿，当然要站在领导的角度去思考问题，学会“换位思考”是最基本的方法。那么，可以从哪些角度换位思考呢?概括起来，可以有以下五个:

第一，领导同志应该讲什么?就是在这次总结大会上领导应该强调的内容、要求等。

第二，文件起草的部门希望领导同志讲什么?就是有关部门对于这项工作的考虑，希望通过领导讲话传递出的工作信号。

第三，听众希望听到什么?讲话都是有对象、有听众的，听众对领导的讲话往往都有具体期盼，或是答疑解惑，或是肯定表扬，或是明确思路等，应该将听众的需求反映在领导讲话之中。

第四，领导同志本人希望讲什么?每位领导同志讲话都有一贯的思路、风格，每位领导同志都有近期关注的重点、强调的要点等。

第五，上级希望领导同志讲什么?每项工作都应该按照上级领导机关的部署和要求开展，科学地传递上级的要求也是讲话的题中应有之义。

有了这五种角度，是不是就全面了、穷尽了?不一定，最起码还可以“更上一层楼”，在综合各个角度之后，重新回到最初始的问题——在这样的场合，领导同志应该讲什么?这并不是简单的回归，而是采取螺旋式上升方式，否定之否定，站在更高的平台去重新思考。通过多个角度的思考，我们就会对文章的主体内容有较为充分的把握。

第三步，拟定提纲

方法是“闭上眼睛”

讲话开写之前，要起草提纲。起草提纲要在掌握基本素材、充分思考的基础上，合上参考文章，合上各类材料，越过纸面看实质，闭上眼睛想清楚，合上书本写提纲。要切忌“找”提纲，翻阅各类材料，这里摘一个意思，那里找一个想法。拟定提纲，最起码要写到二级，想得清楚的地方要写到三级。

第四步，起草文章

方法是“一气呵成”

长期用电脑写作，很多人往往养成“先写容易的”和“复制粘贴”的习惯。好的讲话稿应做到文气贯通，如果先写材料丰富的、容易的、想清楚的，会使文章看上去是“拼凑”出来的，而不是“写”出来的。这是公文写作的大忌。因此，在公文写作的培养阶段，就要形成一个良好的写作习惯，想清楚、写清楚，按照提纲，从头到尾写下来、顺下来。

第五步，反复修改

方法是“逼着自己改”

好文不厌百回改。刚学习公文写作的同志在写完初稿后，往往会感觉“不知道改什么”“不知道怎么改”“不会改”“改不动”，这是很正常的。这时候，就需要对自己“狠一点”，进行自我否定、自我提升，要强迫自己多换角度、加深思考、提高站位，对已有的文稿反复琢磨，反复修改，有时甚至还要推倒重来。要相信，“山重水复疑无路，柳暗花明又一村”，一篇文章每突破一次“改不动”的困境，就会上升一个水平，自己的写作能力也会提高一个层次。

经过这样五个步骤，就形成了一个相对完整的写作流程，写出的讲话初稿就可能达到基本的要求。但是，从提高自身公文写作的水平来看，还需再做好两项工作:

第一，整理学习，方法是“对照花脸稿”。提交初稿之后，领导往往会对文稿提出修改要求，有的时候还会有颠覆性意见，这是提升自己公文写作水平最好的教材、最好的机会。我们应该将领导改动的部分和自己起草的内容进行比照，细致揣摩，认识到“应该这么写”的道理和 “不应该那么写”的原因。每对照一次，就相当于和领导进行了一次间接的思想交流。当文章最后成稿后，还应该对一稿、二稿、三稿甚至更多的修改过程进行重温，这样常常会有新的启发，也会逐步找到写公文的窍门。有的同志将领导改过的花脸稿整理起来，形成个人的“错题本”，就是一个很好的办法。

第二，丰富完善，方法是“伤其十指，不如断其一指”。写上一百篇文章，不如写好一篇文章。要提升公文写作水平，聚焦目标、集中火力是一个很好的办法。同样以领导同志在群众路线教育实践活动机关总结大会上的讲话为例，可以尝试把这篇讲话改造成大会报告、会议纪要、学习通知、新闻通稿、评论员文章、社论文章、专栏文章、发言摘要等各类形式，虽然基本内容一致，但不同形式对文章的要求是不同的，把一篇文章拆开了揉碎了，重新排列组合，反复咀嚼琢磨，就会对各种类型的文体有基本把握，也会大大加深对领导讲话的理解。

提升公文写作水平是一个需要长期学习、思考和实践的过程，不可能一蹴而就。所谓的“五步”写作法，只是为初学者提供一个最基本的思路和方法，如果希望真正地提升公文写作水平，恐怕还需要勤学苦练，孜孜以求，在工作之外多读、多问、多思、多背、多写，下苦功夫、深功夫、真功夫。这“五多”比前面的“五步”写作法，要重要得多。

综合文秘基础知识篇4

办公室是公司运转的一个重要枢纽部门，对公司内外的许多工作进行协调、沟通，做到上情下达，这就决定了办公室工作繁杂的特点。每天除了本职工作外，还经常有计划之外的事情需要临时处理，而且通常比较紧急，让我不得不放心手头的工作先去解决，因此这些临时性的事务占用了很多工作时间，经常是忙忙碌碌的一天下来，原本计划要完成的却没有做。但手头的工作也不能耽误，今天欠了帐，明天还会有其他工作要去处理，因此，我经常利用休息时间来进行"补课"，把一些文字工作带回家去写。

办公室人手少，工作量大，特别是公司会务工作较多，这就需要部门员工团结协作。在这一年里，遇到各类活动和会议，我都积极配合做好会务工作，与部门同事心往一处想，劲往一处使，不会计较干得多，干得少，只希望把活动圆满完成。

今年是公司的效益与服务年，而办公室就是个服务性质的部门，我认真做好各项服务工作，以保障工作的正常开展。部门之间遇到其他同事来查阅文件或是调阅电子文档，我都会及时办妥;下属机构遇到相关问题来咨询或者要求帮助，我都会第一时间解答和解决。以一颗真诚的心去为大家服务。

①公文轮阅归档及时。文件的流转、阅办严格按照公司规章制度及ISO标准化流程要求，保证各类文件拟办、传阅的时效性，并及时将上级文件精神传达至各基层机构，确保政令畅通。待文件阅办完毕后，负责文件的归档、保管以及查阅。

②下发公文无差错。做好分公司的发文工作，负责文件的套打、修改、附件扫描、红文的分发、寄送，电子邮件的发送，同时协助各部门发文的核稿。公司发文量较大，有时一天有多个文件要下发，我都是仔细去逐一核对原稿，以确保发文质量，一年来共下发红文份。同时负责办公室发文的拟稿，以及各类活动会议通知的拟写。

③编写办公会议材料，整理会议记录。每个月末对各部门月度计划的执行情况进行核对，催收各部门月度小结、计划，并拟写当月工作回顾，整理办公会议材料汇编成册，供总经理室参考。办公会议结束后，及时整理会议记录，待总经理修改后，送至各部门轮阅。

督办是确保公司政令畅通的有效手段，今年以来，作为督办小组的主要执行人员，在修订完善督办工作规程，并以红文的形式将督办工作制度化后，通过口头、书面等多种形式加大督办工作力度。抓好公司领导交办和批办的事项、基层单位对上级公司精神贯彻执行进度落实情况以及领导交办的临时性工作等，并定期向总经理室反溃.

宣传工作是公司树立系统内外社会形象的一个重要手段和窗口。今年在内部宣传方面，我主要是拟写分公司简报，做好内部报刊的组稿工作，以及协助板报的编发，外部宣传方面完成了分公司更名广告、司庆祝贺广告、元旦贺新年广告的刊登，同时每月基本做到了有信息登报。

综合文秘基础知识篇5

秘书岗位是一个讲责任心的岗位。各个部门的很多请示、工作报告都是经由我手交给总经理室的，而且有些还需要保密，这就需要我在工作中仔细、耐心。一年来，对于各部门、各机构报送总经理室的各类文件都及时递交，对总经理室交办的各类工作都及时办妥，做到对总经理室负责，对相关部门负责。因为这个岗位的特殊性，为了更好地

为领导服务，保证各项日常工作的开展，每天我基本上6点多钟才下班。有时碰到临时性的任务，需要加班加点，我都毫无怨言，认真完成工作。

一年来积极参与了司庆拓展训练、员工家属会、全省运动会、中秋爬山活动、比学习竞赛活动等多项活动的策划和组织工作，为公司企业文化建设，凝聚力工程出了一份力。

一年来，无论在思想认识上还是工作能力上都有了较大的进步，但差距和不足还是存在的：比如工作总体思路不清晰，还处于事情来一桩处理一桩的简单应付完成状态，对自己的工作还不够钻，脑子动得不多，没有想在前，做在先;工作热情和主动性还不够，有些事情领导交代过后，没有积极主动地去投入太多的精力，办事有些惰性，直到领导催了才开始动手，造成了工作上的被动。

新的一年有新的气象，面对新的任务新的压力，我也应该以新的面貌、更加积极主动的态度去迎接新的挑战，在岗位上发挥更大的作用，取得更大的进步。