在当下社会，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。大家知道制度的格式吗？的小编精心为您带来了文件档案管理制度（优秀10篇），在大家参照的同时，也可以分享一下给您最好的朋友。
(一)意义
(二)文件档案的类别与形式
公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件：公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2.公司董事会文件：董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度：公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料：各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资：人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6.公司经营策略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.公司客户名册：客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等
8.公司业务文件：公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9.公司客户服务文件：服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等
10.公司客户档案：已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料：公司搜集的'各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志：公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件：日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料：公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
第一章总则
第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理，确保档案保管和使用安全，提高利用效率，更好的为公司经营管理服务，特制订本制度。
第二条本制度所称的档案是指自公司成立，在建司、经营、管理工作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的历史记录。
第三条本制度适用于公司各部门。
第二章基本原则及管理范围
第四条档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。
第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度，管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案，须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法，公司行政人事部具有监督和指导的责任。
第三章管理机构及主要职责
第六条管理模式
公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门，采取总经理直管模式，即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。
第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。
一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案；
二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案，以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。
第八条重要档案基本管理要求
合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜，并设专职人员保管，其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。
第九条档案管理部门（行政人事部）主要职责
一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度，确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系；
二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设；
三、监督落实同步归档制度，指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作；
四、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作；
五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。
第四章档案的归档、立卷和移交
第十条档案归档范围及归档时间
一、对于公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何个人不得据为己有、拒绝移交；
二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者，将对相关人员进行失职问责。
第十一条归档要求
一、归档专业技术要求
（一）归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处；
（二）归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整；
（三）文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存；
（四）声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。
二、相关工作要求
（一）如因工作需要不能及时归档的，应主动向公司行政人事部备案，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档；
（二）原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用，否则，如因此项原因导致的档案遗失、损坏等，一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理；
（三）新成立公司，在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内，必须将上述内容的原件存公司行政人事部。
第十二条档案立卷
一、立卷原则
综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷，在建工程资料要整理成册；
二、立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷，该工程项目完工后45天内完成组卷工作；
三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理，按照归档范围督促部门人员及时归档，并做好档案预立卷工作。
第十三条档案移交
一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时，须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图，在政府有关部门需回收时，公司行政人事部须留存复印件备查。
二、公司内部移交要求:
（一)行政人事部接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷，更需要仔细核对，经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一）
（二）全部移交手续办理完毕后，移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见，并加盖部门印章，档案移交工作视为完成，移交中的所有记录均须存档。
三、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案。没有行政人事部经理签字，不得办理调离手续。
四、电子档案管理(略)
第五章档案的利用
第十四条档案借阅基本程序
仅在档案室查阅一般数据和信息，办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。（档案查询审批表见附表二）
第十五条档案借阅事项规定
一、借阅档案必须按时归还，并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续；（档案借阅审批表见附表三）
二、借阅档案最长应在7个工作日内归还，一次性借阅时间超过10天以上，须上报公司总经理审批；
三、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记；
四、严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密；
五、涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作，档案、资料借阅须上报公司总经理审批各档案室即可办理；
六、新入职和未转正的员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要，须报公司总经理签字同意；
七、节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案；
八、借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向公司行政人事部报备，按公司规定失职问责处理；
九、密级档案材料和已立卷的文件，原则上不借出，如确因工作需要，须经公司总经理同意方可借出；
十、外单位借阅档案，应持盖有该单位公章的介绍信，写明借阅内容，经公司总经理批准，由相关部门人员带领方可借阅；
十一、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件提供利用。
第十六条档案资料借阅规定
一、公司绝密类的档案一律不得复制；
二、复印完毕须注明用途，根据情况加盖“再复印无效”印章。
第十七条档案密级确定与管理
公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。（密级事项划分表见附表四）。密级档案保管要求如下:
一、未经具备相应管理权限的领导批准，不得复制和摘抄；
二、查阅机密档案资料，只能在阅览室内查阅；
三、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，必须由专人负责执行，采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密；
四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案，且档案室内门、柜应做到随开随锁；
五、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告公司总经理，查明情况严肃处理；
六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密；
七、档案属下列情况之一者，不与开放利用:
（一）涉及公司商业机密；
（二）涉及公司专利或技术秘密；
（三）涉及公司员工个人隐私；
（四）档案形成部门规定限制使用。
第十八条档案统计
公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。（档案材料归档数量统计表格式见附表五）
第六章档案的保管和鉴定
第十九条档案室设置及管理规定
一、公司应设置独立的档案室，并保证档案室安全。档案室由专人管理，无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗，确保档案安全；
二、档案室应按照“十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽可能全面妥善保管好各类档案，并定期检查、通风；
三、档案室内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾；
四、定期对档案室进行检查，每半年进行一次全面盘查，对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。
第二十条档案鉴定与销毁流程
档案一经立卷、归档，未经鉴定，未报公司领导批准，任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织，行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。
一、档案鉴定要求
（一）经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时，应继续保存至次年再进行鉴定；
（二）技术档案鉴定时，需附工程技术部门的专业意见；
（三）鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。
二、档案销毁规定
（一）经批准销毁的档案，由公司行政人事部负责妥善安排，不得作其它用途或当作废纸出售；
（二）销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字；
（三）档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。
第二十一条档案保管期限
档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等，公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。
第七章奖惩规定
第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查，对于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或者进步非常突出的部门或个人，整理相关材料上报公司总经理，给予相应表彰和奖励。
第二十三条罚则
一、工作不负责任，未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求，导致档案管理工作混乱，根据实地检查情况，对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。
（一）档案保管期限内，档案严重缺失，或因管理、使用不当，造成档案材料损坏、遗失等；
（二）未根据公司统一制度规定制定档案管理细则，导致工作流程不清晰，关键环节工作失控等；
（三）未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定，未经批准，档案管理人员擅自外借档案材料等；
（四）未按照公司统一全宗编号规定编排目录，立卷归档不及时，且目录与内容严重不符等；
（五）未组织专兼职档案资料管理人员培训学习，导致公司整体管理水平偏低，各项检查严重不达标等；
（六）专兼职管理员态度不端正，工作责任心不强，未按要求管理本部门的档案资料，经检查管理混乱等。
二、因管理或使用不当，违反公司档案保密规定，造成档案（保密）信息外泄；或者未经允许，私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况，公司将根据情节严重性给予相应处分。
第八章附则
第二十四条本制度自印发之日起执行。
附表:一、《档案移交登记表》
二、《档案查询审批表》
三、《档案借阅审批表》
四、《公司密级事项划分表》
1目的
规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作，并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序
4.1归档保存的文件
4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案，如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架，在排列上架时，应按照类别和保管部门的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充情况，并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度，对上一年度的各种资料档案进行归档，并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作，做到完好、齐全。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害要及时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4档案资料借阅管理。
4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料，必须办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时，应做到以下几点:
4.4.3.1按规定办理登记手续，定期归还；
4.4.3.2要爱护档案资料，不得丢失；
4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改、涂写；
4.4.4借出和归还档案时，应办理清点手续，由资料档案员和借阅者当面核对清楚。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员，必须办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁
4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成，日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:
4.5.2.1负责制订档案保管期限表；
4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。
4.5.3确定保管期限原则
4.5.3.1对有长远利用价值（如技术图纸、操作说明书等），并能反映分公司职能活动和历史面貌的。档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应该每年进行一次，由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:
4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批，销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时，由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时，要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的，将根据有关规定进行处理。
5相关文件和质量记录表格
5.1《档案管理制度》
5.2《保密规定》
5.3《文件发放登记表》
5.4《文件借阅登记表》
第一章总则
第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理，确保档案保管和使用安全，提高利用效率，更好的为公司经营管理服务，特制订本制度。
第二条本制度所称的档案是指自公司成立，在建司、经营、管理工作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的历史记录。
第三条本制度适用于公司各部门。第二章基本原则及管理范围
第四条档案工作的基本原则：集中统一管理公司系统档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。
第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度，管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案，须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法，公司行政人事部具有监督和指导的责任。第三章管理机构及主要职责
第六条管理模式公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门，采取总经理直管模式，即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。
第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。
一、综合类档案主要包括：行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案；
二、技术类档案主要包括：各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案，以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。
第八条重要档案基本管理要求合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜，并设专职人员保管，其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。
第九条档案管理部门（行政人事部）主要职责
一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度，确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系；
二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设；
三、监督落实同步归档制度，指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作；
四、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作；
五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。第四章档案的归档、立卷和移交
第十条档案归档范围及归档时间
一、对于公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何个人不得据为己有、拒绝移交；
二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者，将对相关人员进行失职问责。
第十一条归档要求
一、归档专业技术要求
（一）归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处；
（二）归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整；
（三）文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存；
（四）声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。
二、相关工作要求
（一）如因工作需要不能及时归档的，应主动向公司行政人事部备案，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档；
（二）原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用，否则，如因此项原因导致的档案遗失、损坏等，一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理；
（三）新成立公司，在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内，必须将上述内容的原件存公司行政人事部。
第十二条档案立卷
一、立卷原则综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷，在建工程资料要整理成册；
二、立卷时间：综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷，该工程项目完工后45天内完成组卷工作；
三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理，按照归档范围督促部门人员及时归档，并做好档案预立卷工作。
第十三条档案移交
一、档案对外移交要求：按照政府规定办理档案对外移交时，须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图，在政府有关部门需回收时，公司行政人事部须留存复印件备查。
二、公司内部移交要求：
（一）行政人事部接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷，更需要仔细核对，经查验无误方可办理签收手续。（档案移交登记表格式见附表一）
（二）全部移交手续办理完毕后，移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见，并加盖部门印章，档案移交工作视为完成，移交中的所有记录均须存档。
三、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案。没有行政人事部经理签字，不得办理调离手续。
四、电子档案管理（略）第五章档案的利用
第十四条档案借阅基本程序仅在档案室查阅一般数据和信息，办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。（档案查询审批表见附表二）
第十五条档案借阅事项规定
一、借阅档案必须按时归还，并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续；（档案借阅审批表见附表三）
二、借阅档案最长应在7个工作日内归还，一次性借阅时间超过10天以上，须上报公司总经理审批；
三、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记；
四、严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密；
五、涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作，档案、资料借阅须上报公司总经理审批，各档案室即可办理；
六、新入职和未转正的`员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要，须报公司总经理签字同意；
七、节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案；
八、借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向公司行政人事部报备，按公司规定失职问责处理；
九、密级档案材料和已立卷的文件，原则上不借出，如确因工作需要，须经公司总经理同意方可借出；
十、外单位借阅档案，应持盖有该单位公章的介绍信，写明借阅内容，经公司总经理批准，由相关部门人员带领方可借阅；
十一、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件提供利用。
第十六条档案资料借阅规定
一、公司绝密类的档案一律不得复制；
二、复印完毕须注明用途，根据情况加盖“再复印无效”印章。
第十七条档案密级确定与管理公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。（密级事项划分表见附表四）。密级档案保管要求如下：
一、未经具备相应管理权限的领导批准，不得复制和摘抄；
二、查阅机密档案资料，只能在阅览室内查阅；
三、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，必须由专人负责执行，采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密；
四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案，且档案室内门、柜应做到随开随锁；
五、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告公司总经理，查明情况严肃处理；
六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密；
七、档案属下列情况之一者，不与开放利用：
（一）涉及公司商业机密；
（二）涉及公司专利或技术秘密；
（三）涉及公司员工个人隐私；
（四）档案形成部门规定限制使用。
第十八条档案统计公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。（档案材料归档数量统计表格式见附表五）第六章档案的保管和鉴定
第十九条档案室设置及管理规定
一、公司应设置独立的档案室，并保证档案室安全。档案室由专人管理，无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗，确保档案安全；
二、档案室应按照“十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽可能全面妥善保管好各类档案，并定期检查、通风；
三、档案室内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾；
四、定期对档案室进行检查，每半年进行一次全面盘查，对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。
第二十条档案鉴定与销毁流程档案一经立卷、归档，未经鉴定，未报公司领导批准，任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织，行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。
一、档案鉴定要求
（一）经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时，应继续保存至次年再进行鉴定；
（二）技术档案鉴定时，需附工程技术部门的专业意见；
（三）鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。
二、档案销毁规定
（一）经批准销毁的档案，由公司行政人事部负责妥善安排，不得作其它用途或当作废纸出售；
（二）销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字；
（三）档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。
第二十一条档案保管期限档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等，公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。第七章奖惩规定
第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查，对于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或者进步非常突出的部门或个人，整理相关材料上报公司总经理，给予相应表彰和奖励。
第二十三条罚则
一、工作不负责任，未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求，导致档案管理工作混乱，根据实地检查情况，对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。
（一）档案保管期限内，档案严重缺失，或因管理、使用不当，造成档案材料损坏、遗失等；
（二）未根据公司统一制度规定制定档案管理细则，导致工作流程不清晰，关键环节工作失控等；
（三）未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定，未经批准，档案管理人员擅自外借档案材料等；
（四）未按照公司统一全宗编号规定编排目录，立卷归档不及时，且目录与内容严重不符等；
（五）未组织专兼职档案资料管理人员培训学习，导致公司整体管理水平偏低，各项检查严重不达标等；
（六）专兼职管理员态度不端正，工作责任心不强，未按要求管理本部门的档案资料，经检查管理混乱等。
二、因管理或使用不当，违反公司档案保密规定，造成档案（保密）信息外泄；或者未经允许，私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况，公司将根据情节严重性给予相应处分。第八章附则
第二十四条本制度自印发之日起执行。附表：
一、《档案移交登记表》
二、《档案查询审批表》
三、《档案借阅审批表》
四、《公司密级事项划分表》
五、《档案材料归档数量统计表》
1、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案"存毁"的工作。
2、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。
3、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
4、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。
5、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
6、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
一、文件材料归档
1、归档范围
凡是公司及各分公司、小区经营活动中直接形成的具有保存价值的文件材料都应定期归档保存在公司档案室。
2、归档时间
对公司规定应当立卷归档的材料，必须由档案形成部门按规定收集、整理后，定期移交给本单位档案室及档案工作人员进行集中管理，任何部门或者个人不得据为己有或者拒绝归档。
（1）文书文档(包括统计档案以及业务部门形成的档案)。
（2）会计档案先在财务部门保存一年后移交档案室。
（3）设备档案在设备安装后一周内归档。
（4）特种载体档案，随时归档。
（5）合同档案在合同签订后逐步归档。
3、归档要求
（1）归档的文件材料必须完整、准确、系统。
（2）归档的文件材料必须按其规律组成案卷。
（3）归档材料除外部原因外原则上采用A4纸型。
（4）归档时必须填写移交目录，办理交接手续。
（5）归档的材料原则上应装订成册，确实不能装订成册的，由经办人说明原因，由档案员接受不成册的'资料后装订成册。
二、档案借阅
1、借阅档案必须履行登记手续。档案原则上只在档案室查阅。非机密档案，因特殊情况需借出者，要经公司有关领导同意后并办理借出手续，归还时对所借档案应予以检查核对，并注销。
2、借阅档案必须经领导批准，机密以上档案一律在档案室查阅，不得借出。
3、外单位要查阅档案，需经本公司有关领导书面同意批准，方可借阅，借阅人要登记签名。
4、借阅者要爱护档案，不得拆卷、涂改、批注、损坏和遗失，如发现以上情况，视情节按《档案法》规定处理。
5、借阅档案要严守机密，不得转借他人，不得向借阅范围以外的人员泄露档案内容。
6、摘抄、复制档案须经分管领导批准，摘抄的档案内容必须经档案人员核对，加盖公章后始有效用。
7、对借出的档案，管理人员应及时催还。
三、档案保密
1、认真执行公司的商业和技术保密制作，维护档案的安全，做好公司的保密的工作。
2、档案工作人员和借阅档案人员，严格遵守保密制度，不准将档案给无关人员翻阅，若有泄露，按保密规定处理。
3、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律。不得擅自涂改，拆页和销毁档案，不得私自泄露档案内容。
4、档案室应根据《保密条例》规定的保密范围，对全部档案进行密级划分。
5、借阅有密级的档案，必须按《档案借阅制度》有关规定办理。
6、管理人员如有变动，必须办理交接手续，移交时进行清点、核对，以确保档案的完整与安全。
为进一步加强本公司安全生产管理工作，预防和减少安全生产事故，提高本公司安全生产管理水平，根据本公司具体情况，特制定如下安全生产档案（以下称安全台帐）管理制度，请遵照执行。
一、安全台帐资料记录是反映一个单位安全生产管理的情况，在安全台帐的记录、整理和积累过程中能起到自我督促、强化安全生产管理的作用，本公司所属生产单位均必须遵照本制度，根据安全生产管理职责范围分别建立相应的。安全台帐，安全台帐由各生产单位指定专人负责，保证资料收集的及时、准确、齐全。
二、各生产单位安全台帐分门别类，按时间顺序（以年度为界）装订成册，编写相应的目录。
三、各生产单位安全台帐资料分为以下几大类：
1、责任书：承包合同、安全管理机构设置的文件、安全组织网络图、上下两级签订的安全生产责任书、生产单位从业人员安全责任状、特种作业人员安全责任状、生产单位主要负责人、副职负责人、安全负责人、技术人员、安全员、车间主任（工区、段、队）长、班组长安全生产岗位责任制。
2、制度文件：有关部门制订和下发的制度性文件。
3、通知、通报：有关部门下发的安全生产方面的通知、通报。
4、花名册：全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件。
5、新工人（含民工和临时工）三级教育资料。
6、安全检查、安全学习、安全宣传培训教育活动情况资料。
7、机械、电气等设备管理资料（含设备保养、维修、检验、检测、使用情况等资料）。
8、安全技术交底资料。
9、危险化学品、民用***管理台帐资料（如有则建立）。
10、安全事故应急预案、事故记录和报告资料、安全事故调查处理材料。
11、安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐（附票证复印件）。
四、以上安全台帐统一采用a4纸格式，各部门可根据具体情况要求增加表格。
五、每年年终台帐装订成册保存。
六、公司对各部门安全台帐的建立落实情况督促和监督，并定期进行检查，检查时间为每季进行一次。
河北盛联矿山工程建设有限公司
xx年xx月xx日
一、目的
为加强与安全生产有关的文件、记录和档案管理，规范并确保各相关场所使用文件为有效版本，加强安全记录控制和档案管理，特制定此制度。
二、适用范围
本制度适用于公司安全生产相关的文件、档案资料的管理。
三、工作职责
1、企业主要负责人负责批准、发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件。
2、综合管理部负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发。
3、安全环保部负责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件，如安全管理制度、安全操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；负责安全生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。
4、职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及使用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。
四、管理要求
1、安全生产相关文件的分类
（1）安全生产目标；
（2）机构和职责；
（3）安全投入；
（4）法律法规和管理制度；
（5）培训教育；
（6）设备设施、工艺信息；
（7）作业安全；
（8）隐患排查；
（9）重大危险源监控；
（10）职业健康；
（11）应急救援；
（12）事故调查、报告和处理；
（13）绩效评定和持续改进。
2、安全生产相关文件的编号和标识
安全标准化管理手册、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由安全保卫科负责，按管理体系要求统一进行编号控制。
安全生产相关文件分为“受控”和“非受控”，并以印章标识。受控文件在更改时接受更改服务。持有文件人员因工作变动，应将“受控”文件交回文件发放部门。文件持有人不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。
国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号。
3、安全生产相关文件的编制、审核和批准
安全相关管理体系文件由安全保卫科组织编制、审核，职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。记录表格的制定由职能部门同时进行，企业已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件经审核并确定发放范围后，由企业主要负责人批准发布。
4、安全生产相关文件的发放
行政办公室负责安全生产相关文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本。
安全生产相关文件的发放范围由行政办公室提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由xx发放。
安全生产相关文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化办公的，按照文件网上流转程序实施文件的收发。
政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。
5、安全生产相关文件的评审、修订
企业安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估。经评估需修订的，或者由建议修订的部门提出修订意见和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录。
对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。安全生产相关文件的版次号从1开始顺序标注。当文件出现重大或多次修订、机构发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。
所有安全生产相关文件的修订方式由安全保卫科在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。
6、安全生产相关文件的领用、借阅和复制
安全生产相关文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经行政办公室负责人审批同意后方可补发。
内外部人员借阅与安全管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由行政办公室负责人批准；内外部人员需复制安全管理体系文件时，由分管领导批准。
7、安全生产相关记录的格式设计和填写
各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后交安全保卫部备案。
记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。
安全生产相关记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。
8、安全生产相关文件保管、作废与销毁
安全生产相关文件由编制部门或使用部门分类进行保管。需归档保存的安全生产相关文件，每年或项目完成时向档案管理部门及时归档。
受控的安全生产相关文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。
对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。
9、安全生产档案的分类
归档材料应是在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。
应对下列主要安全生产资料实行档案管理：
（1）安全生产目标；
（2）机构和职责；
（3）安全投入；
（4）法律法规和管理制度；
（5）培训教育；
（6）设备设施、工艺信息；
（7）作业安全；
（8）隐患排查；
（9）重大危险源监控；
（10）职业健康；
（11）应急救援；
（12）事故调查、报告和处理；
（13）绩效评定和持续改进。
10、安全生产档案收集与移交的基本要求
归档材料应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程。
归档材料应按照国家有关档案管理的规定、标准和要求，进行整理、编目造册。
具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。
11、安全生产归档时间
各部门在安全生产活动过程中形成的材料可以按年归档，也可按项目活动内容归档。
12、安全生产档案保存期限
安全生产档案保管期限分为永久、长期（1—5）年、短期（1年以下）三种。
档案管理人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。
13、安全生产档案的利用
借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和法规办理。
安全生产档案利用中，要处理好安全生产档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的指导、借鉴等积极作用。在提供、利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。
14、相关记录
文件清单
文件发放记录
文件回收记录
文件销毁记录
文件评审记录
文件修订记录
文件借阅、复制记录
为了加强学校档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为学校管理服务，结合本校实际情况，特制定本制度。
一、总则
第一条学校成立档案管理工作领导小组，明确一位校领导分管档案工作，负责协调、解决档案工作中存在的问题。
第二条学校设立综合档案室，隶属教导处领导，统一管理学校各部门形成的各种门类和载体的档案，并负责指导其他各部门做好当年的档案管理工作。
第三条根据档案工作实际需要，综合档案室配备专职档案人员负责档案的接收、管理，提供利用等工作，各部门设兼职档案人员，负责部门文件材料的形成、积累、整理，并按规定向综合档案室移交。
二、立卷、归档
第四条各部门平时要做好文件、资料的收集、整理，文件、资料的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。
第五条各类文件、资料由综合档案室负责整理立卷、归档。
第六条文件、资料立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括上级文件，内部资料，活动资料及簿、册、图表，出版物、照片、光碟等），均属立卷归档范围。
第七条立卷的原则。遵循文件、资料的自然形成规律，保持文件、资料之间的历史联系，区分文件、资料的保存价值，便于保管和利用。
第八条立卷方法。学校档案按文书、教学（含学籍和教师业务档案）、会计、基建分类，声像档案独立编目组卷。
1、文书档案按保管期限、年度分类，由档案管理员组卷归档。
2、会计档案，按会计凭证、会计帐簿、会计报表和其会计文件材料分别排列，由财务室整理归档。
3、学籍档案，按教学年度、届分类，按年级、班级组卷，由学生处负责收集、整理归档。
4、教师业务档案，以人为单位分类、整理，由教务处负责收集、整理归档。
5、基建档案，按基建项目组卷，由总务处收集、整理，工程竣工后移交档案室。
6、声像档案，按载体性质、形状分类排列，由电教室人员整理、归档。
7、学校各部门每学期工作计划、总结及制定的各种规章制度等年终移交综合档案室。
第九条保管期限分为永久、长期、短期三种。
1、永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的有长远利用价值的文件，划为永久保存。
2、长期保存。凡是在相当长时间内需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。
3、短期保存。凡是在较短时间内需要查考的各种文件、资料，划为短期保存。短期保存为15年以下。
第十条文件的组合。组合的基本作法如下：
1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。
2、会议文件应单独组合。
3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。
4、工作计划、总结等文件，一般可按部门名称组合。
5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。
第十一条档案盒内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
第十二条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。
第十三条归档时间。
1、阶段归：凡专项工作、基建工程中形成的文件、材料，在任务完成后，相关部门一个月内要将应归档的文件、材料收集齐全、分类整理好，由专项负责人审定后，交综合档案室归档。
2、随时归：上级文件、通知，人事调动材料，在落实好文件精神或办好调动手续后交综合档案室归档。
3、年度归：各项管理中形成的文件、材料，各部门一律在次年第一季度内，将应归档的文件、材料收集齐全、分类整理好，由各部门负责人审定后，向综合档案室移交。
第十四条归档文件案卷的要求。各部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：
1、归档的文件、材料必须准确地反映学校各项活动的真实情况和历史过程。
2、归档文件、材料必须系统齐全、完整。
3、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用黑色笔书写或打印，字迹要工整、清晰。
4、档案盒的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。
第十五条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份以电子文档保存。
三、档案的管理和利用
第十六条综合档案室按照学校对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。
第十七条综合档案室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防尘、防虫、防盗。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。
第十八条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。
第十九条借用档案人员必须做到：
1、调阅人员应自觉维护档案的完整、安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。
2、调阅的档案只限在档案室室查阅，借用前必须登记，用后应及时归还，归还时要进行清查、核对和注销。
3、调阅一般档案由教导处主任批准。调阅带密级或重要的管理档案，须经校领导同意方可进行。只有在上一级党政领导机关或司法机关必须以档案原件作为证据或者学校某项工作必须的特殊情况下，经学校档案管理工作领导小组批准，方可将档案原件借出室外使用。
4、调阅人员摘抄、复制档案时，应征得档案管理人员同意。
第二十条档案室工作人员应做到：
1、接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。
2、要仔细检查归还档案，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管领导报告，按有关规定处理。
3、确保文件、材料的安全，做好保密工作。
4、平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。
四、档案的鉴定与销毁
第二十一条建立由分管档案的领导、主要部门负责人员参加的鉴定销毁领导小组，负责学校档案鉴定、销毁。
第二十二条制定各类档案保管期限，作为档案鉴定销毁的依据。
第二十三条销毁档案程序
1、对已到保管期限的档案，经鉴定确无保存价值的要拟写销毁报告并登记造册。
2、会计档案的销毁，应经上级主管部门的批准。
3、其他档案销毁应由学校鉴定领导小组签字，两人以上参加销毁，密件按规定要求销毁。
4、销毁的文件要造册存档备查。
五、建立档案保密制度，维护档案的完整和安全
第二十四条档案管理员要认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》及有关法规，严格遵守国家统一制发的“保密守则”和本单位有关保密规章制度。
第二十五条档案工作人员必须做到对涉及党和国家以及本系统、本单位的机密守口如瓶。
第二十六条非档案人员未经许可，不得进入档案库房。
第二十七条借阅档案必须严格执行保密制度，认真履行借阅手续。
第二十八条利用档案中的密件，必须经校领导批准，在调阅室内阅读，不准带走。
一、档案归档制度
（一）文件材料的归档要求：
1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。(）
7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
10.外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
（二）归档范围及保管期限
(参照企业档案归档范围及保管期限表)
（三）归档时间：
1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。
2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。
6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。
8.声像档案在每次活动结束后整理归档。
9.相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议)，在会议结束后归档。
10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
11.变更、修改、补充的。文件材料随进归档。
12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
二、档案查(借)阅制度
档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。
5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
三、档案的保密制度
1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。
3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
四、档案库房管理制度
一、档案入库检查：
1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。
2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒(袋)内。
3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
二、档案库房管理：
1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。
2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。
4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。
6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。
7.库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8.档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9.对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。
10.每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。
五、档案鉴定、销毁制度
1.根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
2.保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
3.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
4.档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
5.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。
档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字
六、档案保管统计制度
1.档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。
2.档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。
3.建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
4.做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。
七、综合档案室主任职责
1.认真学习《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。
2.、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。
3.检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。
4.组织档案网络成员进行业务学习，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。
5.定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。
6.组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。
7.负责综合档案与各部门分公司的工作协调。
八、档案工作人员岗位职责
1.认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
2.负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
3.积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
4.做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
5.严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
6.负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。