办公室设备管理规定
1.目的
规范办公设备管理，保证办公设备的正常使用，合理控制办公费用。
2.适用范围
本规定适用于能多次重复使用并保持原有实物形态，正常使用寿命在1年以上的办公设备及用品的使用和管理。
3.职责
副总经理负责审批各部门办公设备的申购及报废。
办公室与财务部负责建立健全办公设备管理制度，并监督落实相关工作。
各部门负责人负责本部门办公设备的申购及监控管理。品质管理部负责组织办公设备维修保养分包服务的评价与选择。
行政秘书负责责任范围内办公设备的维保和责任范围外办公设备监督管理。
网络管理员负责协助办公设备分包服务与日常管理的监控。办公设备领用人负责所领用办公设备的保管和日常维护。
4．内容及过程控制办公设备范围：
办公设备包括计算机及附属设备、网络设施、打印机、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、采访机、录音笔、投影仪等专用于公司办公、会务及培训所用的资讯设备。
办公设备的申购和领用
各部门、维修站根据工作需要通过《固定资产申购单》形式申购办公设备，经分管领导、总经理审批后，交采购管理员统一采购。
新购入的办公设备验收合格入库后，由仓库管理员通知申购部门领用，并在《固定资产/低值易耗品出库登记表》上做好登记。
各部门后勤管理员每月根据仓库提供的《固定资产/低值易耗品出库登记表》，录入部门《资产台帐》中；领用部门对办公设备指定专人保管，建立《公司资产个人管理登记卡》并办理保管手续。
保管人因工作变动需将办公设备转交他人，由部门负责人指定接管人，并负责监交，暂时没有接管人的物品，统一由后勤管理员接管。移交完毕后，详细填写《资产移交单》，经部门负责人、原保管人、接管人签字后，在部门后勤管理员处重新办理《公司资产个人保管登记卡》变更手续。
办公设备维修维护分包
各部门根据实际情况，以书面形式向总经理提出办公设备维修维护分包服务需求，批准后由品质管理部安排分包服务方评价选择工作，详见《物业服务分包管理程序》。公司本部相关分包需求由人事行政部统一提出。
各部门后勤管理员按照《办公设备维护保养分包服务合同》监控办公设备维修维护分包服务质量，结算分包服务费，并对不合格服务方提出更换申请。
办公设备使用与维护：保管人/使用人应定期联系设备维护服务商对办公设备进行检测、维护，并在《办公设备维护保养记录单》做好维护保养记录；
计算机及附属设备的使用与维护
1）计算机由使用人办理保管手续后，保管责任移交至使用人。
2）严格按计算机操作规定进行操作。
3）保持计算机及相关设备整洁、无灰尘。
4）计算机出现故障后，应立即通知分包方或后勤管理员联系维修，计算机及附属设
备由使用人负责保管，除电脑工程师外，任何人不得私自拆开计算机及附属设备、
更换配置、随意搬离办公地点。
5）计算机使用人须遵守公司保密管理规定，做好计算机资料的保
密措施，不得向公司外部人员泄露。
6）计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，如有特殊要求，可刻制光盘作永久性保存。
7）计算机使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，按照原价赔偿。
8）打印机的日常使用中，色带、墨盒用完需及时更换，更换时严格按操作说明操作。
复印机、传真机的使用与维护
1）由各部门指定专人负责对机器进行管理，定期保养；
2）严格按照规定规程进行操作；
3）保持设备的干净整洁；
4）若违规操作导致设备损坏，应追究使用人相应责任并根据情况进行赔偿；
办公设备的维修
所有办公设备，在保修期内，参照《公共设备维修保养分包服务协议书》执行；保修期外，参照《物业服务分包管理程序》，安排外包办公设备维修服务商进行维修。
办公设备在使用过程中出现故障，保管/使用人应及时联系设备维护方对设备进行检测、检修，并填写在《机器故障表》做好维护保养记录，设备维修时若涉及到更换配件，须经公司专业人员核验后，报归口部门经理审批后方可维修。修好后，保管/使用人、公司专业人员须在《机器故障表》上签字、确认。
办公设备的报废认定与处理
办公设备故障而无法修复或无维修价值需要报废的，设备使用部门须填写《物品报废单》，经部门经理审批后交人事行政部进行审核，报总经理批准。
批准报废的办公设备交仓库管理员入库并登记。后勤管理员出售或报废处理物品时应填写《资产处置申请表》交归口部门经理审核后，再进行出售或报废处理。
后勤管理员出售或报废处理的办公设备，其收入上交财务部入帐，同时，财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行帐务处理。
5.文件
无
6.质量记录
《固定资产申购单》OA流程
《资产台帐》以电子文本形式或帐本形式记录
《资产移交单》
《公司资产个人保管登记卡》
《机器故障表》
《物品报废单》
1.电话
（1）公司电话设备专为保障公司各项业务工作得以顺利进行而配备，必须严格按规定使用，无故损坏应赔偿；
（2）公司各部门办公区域，因公事要求申请安装电话，须由部门或个人提出申请，办公室统一办理，报总经理审批后，交工程部实施。
（3）公司各部门职员办公用电话，除总经理办公室电话及传真机外，其余均不具有国际、国内长途功能，任何人不得以任何理由申请开启ddd、idd功能，确因公需拨打长途的，应填写长途申请单，经办公室审批后指定拨发。
（4）不准用公司电话聊天及处理私人事务。
2.传真机
为确保公司传真机畅通，未经许可，任何人不得使用传真机挂拔市内及长途电话。公司传真机使用管理规则同长途电话管理规则。
复印、电脑、打印机
（1）复印、打字是公司文书机要岗位，工作人员应严守岗位，非指定人员不得使用；
（2）复印机保证每天上午8:15开机，下午5:30关机；
（3）使用复印机、电脑、打印机应遵守操作规程，注意爱护。
公司所有计算机及相关设备均属公司为支持各部门日常工作而配备，员工应爱护公司各种办公设备，定期维护和清洁，保持机器运转正常，并严格履行本规定中所述条款：
1、本制度所指的办公设备包括：计算机、交换机、路由器、防火墙、UPS电源、复印机、打印机、扫描仪、装订机、空调、办公桌、椅、饮水机等；
2、所有办公设备均由办公室网络管理员登记《办公设备设施明细账》，并指定相关部门专人负责；
3、各部门后勤人员负责组织本部门所有员工对本人所使用设备每月25日前统一进行全面维护一次，包括设备清洁、系统维护、杀毒升级、安全检查、资料备份等，如不按规定维护者，造成损失由责任人承担因此造成的维修费用；
4、办公用电脑及相关设备为方便办公而设置，任何时间均不准浏览无关网站、聊天，不准打电脑游戏或看与工作无关的东西；
5、操作计算机时不准吸烟，保持操作键盘的清洁、干净，饮水时远离计算机；
6、部门经理负责督导员工进行设备安全防范，要求每台电脑必须设置密码保护，未经授权，其他使用者不得私自进行电脑操作。若发现未经本人许可，操作他人设备造成设备损坏或影响正常工作的，由责任人承担，造成经济损失时按损失情况赔偿；
7、部门经理对本部门计算机及相关设备的安全承担责任，非特别理由并经领导批准不准外借，否则一切责任由设备所在部门经理或主管承担；
8、公司全体员工要爱护并主动维护公司各类办公设备，凡发现故意损坏公司办公室设备的，除按规定处罚外，由责任人承担因此造成的损失及后果；
9、凡各部门更新或新增电脑、电脑附件等办公设备，须及时向公司领导提出申请，经核准后，报办公室统一安排购买，任何人未经批准擅自购买电脑及相关设备，则视为个人行为，一切费用由个人承担；
10、员工离职时，部门经理负责安排其与本部门人员提前做好办公设备移交工作。
11、为维护公司安全环境，消除各类安全隐患，同时加强成本控制，杜绝无谓浪费，特对办公设备做以下规范：
1)电脑、复印件、传真机等办公机具待机时间规范
各部门应尽力减少各种办公机具待机时间，人离开电脑超过10分钟以上的，需关闭显示器电源；离开电脑超过半个小时的，需关闭主机或将电脑转入休眠状态。中午、下午下班时，所有电脑、打印机、传真机、饮水机（中午根据工作需要可不关闭电脑主机，饮水机）等需关闭。对于未按规定关闭电脑主机、显示器、笔记本电脑、打印机、传真机、饮水机等办公机具的，每人次罚款10元。
2)照明灯具开关规定
白天室内能见度达到正常办公需要时，请关闭照明灯具。每天中午、下午下班时，室内有人工作需要加班除外，需将室内照明灯关闭。未按规定关闭照明灯的，每房间/次罚款10-30元（按照房间大小计算，每小间10元）。
3)空调开关规定
夏季室温高于26℃，冬季室温低于15℃时，方可开启空调。空调设定温度，夏季不得低于26℃，冬季不得高于20℃。下班后（加班除外）须关闭空调。未按规定使用空调者，每次罚款20元；未按规定关闭空调者，每次罚款50元。
4)公司内部（含各科室，生产车间，会议室，传达室，员工宿舍，浴室，卫生间，走廊等）严禁使用各类如电磁炉，电饭煲，电暖气，电热水器等私备电器（员工宿舍居住人员可到传达室打热水），违者罚款50元，造成损失的，当事人同时承担全部责任。在公司居住员工违规，除上述处罚外，同时取消其在公司居住资格；
5)自来水使用规定：
全体员工请节约使用水资源，洗手或洗碗时，请将水流开至适中，离开时，随手关闭水龙头。使用后不关闭水龙头者，每发现一次罚款20元。
以上规范的执行由公司办公室组织随机检查结果为准，对于有明确责任人的办公机具违规使用，以责任人为处罚对象；对于各区域公共机具的违规使用，对所属房间的负责人处罚。