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【关键词】收据 管理 风险
收款收据,产生于企业内部经营管理和财务管理的需要,用于证明所收取款项的内容、金额及时间的凭证,仅适用于企业内部,诸如收取职工押金、临时性货款等。其作为一种非正式的收款凭证,是企业重要的财务原始凭证,在现有企业的日常经营管理中普遍存在。它的存在给企业的日常管理带来了便利,但如果管理不善,也会给企业带来极大的风险。所以有必要对收据使用过程中的收、发、存三方面做一个简要的分析。
一、收据的取得、存放
收据的取得有自制、购买两种方式,通常设置有一式三联(客户联、财务联、存根联)其中:客户联与财务联须加盖企业财务专用章,客户联交由客户保存,用于证明其已交付相关款项,准予相关部门办理其对应业务;财务联作为财务记账凭证后附的原始单据,用于证明已收取了相应业务款项;存根联交由开收据方留存,用于记录业务的完整性,以便日后核对、备查;从而在管理上形成一个闭合的环节。
收据应由企业指定部门统一购买或制作,并由专人负责保管、发放。首先,应设置收据使用登记簿,将所购买(自制)收据的数量及每本收据的号码编排进行登记;其次,启用前应检查有无缺号、缺联、少份、错号等现象,如有上述情况之一发生,此本收据不能使用,应及时调换或重制。再有,应在收据封皮的左上角记录收据的起止号码,以便管理、核对。
二、收据的发放与使用
收据使用部门领用空白收据时,由部门负责人统一到收据管理部门领取,采取验旧换新的方式,在领取新收据时需交回旧收据,领用时,应先清点核实有无少联、缺号、错号等现象,如有整本退回。核实无误后,如实填写收据使用登记薄,将领取数量、号码进行登记,双方签字认可。各收据领用部门要妥善保管收据,如有遗失、被盗等情况发生,应查清编号及时上报收据管理部门,以便处理。
收据的领取数量根据每月计划使用量核定,用完的收据存根或停止使用的空白收据,不得自行销毁,须按规定的期限交回收据管理部门进行核销处理。核销时收据管理部门须复核收据的使用情况,如有作废的情况发生,记录在收据封面指定位置,使用人和保管人员同时签字确认并登记备查。
根据“不相容职务”相关规定,出纳人员只负责办理现金相关的收、支业务,不负责开具收据及最终收回、核销收据。故开具收据这项工作应交由非出纳人员以外其他人员办理。具体流程如下:(1)经办人凭相关业务部门开具的《收款通知单》,将现金交至出纳处;(2)出纳收到款项后通知收据开具人员开具收据;(3)收据开具人员根据“收据”的具体事项详细填写经办人、收款事项、金额、收款日期等内容,并要求出纳等相关人员签字,完成后将一式三联中的“客户联”递交经办人(现金支付方);(4)剩余两联,“财务联”转交给出纳人员,出纳人员据此登记现金日记台账,并将此联送交会计人员做记账凭证使用;“存根联”由收据开具人员保管,用于日后核对、备查。
开具收据时应按收取款项类别,分联填写,严禁多个款项使用一联收据,必须做到严格按号码顺序填写,不得跳号,且须一次套写所有联次,保证全部联次内容一致;若发生错误,必须重新填写,不得随意涂改、挖补、及撕毁。填写错误的收据经所在业务部门主管和财务主管同时签字确认,方可视为作废;作废收据必须加盖“作废”章或加注作废标记,且三联全部保存在收据本上,不得有缺号或缺联。
三、收据的保管
收据的保管工作包括对空白收据和已使用收据的管理。首先,收据管理部门应定期清理一次库存空白收据,将账面数与实有数、账面编码与实际库存编码进行核对;并于年终将已使用收据按《会计档案管理制度》的要求存档保存,归档前首先要核查已使用收据数量、编码是否与台账记录相符、是否有跳号、缺号现象,已作废收据是否加注有“作废标记”并三联全部收回,若不能同时满足以上要求,则不予归档。其次,收据管理部门要定期与财务部门对账,核实开出收据的金额与财务部门收到的款项是否一致,如有差额,查明原因、尽快处理;再有,收据管理人员业务交接要有严格的制度,如开具收据人员工作岗位变动或离职,不能继续管理收据,应将收据管理台账、未用收据和已使用收据存根一并移交给接收人员,交接时,应对收据进行全面检查,要求无缺失、开出收据和财务收到款项一致等,移交过程应由第三方人员(一般为部门负责人)监督,双方移交后相互办理工作交接签字手续。
四、案例分析
某审计机构在对某公司的企业内部管理有效性进行评价时,发现其在“使用收据”的管理过程中存在未建立收据管理台账、已作废收据三联保存不完整及已作废收据未加盖“作废”章或未加注作废标记等现象。
首先,就“未建立收据管理台账”可能给企业带来的风险进行分析。企业未建立收据管理台账或台账信息不清晰都会导致企业管理层无法清晰掌握购置、使用收据的数量、编号情况,收取的款项是否与实际业务发生情况相符、收据开具的金额与收到的款项是否相符等信息;更有甚者,如若其中的一本或若干本收据被某人或某单位获取而未被及时发现,其以该公司的名义对外开具收据招揽业务实施诈骗,将会给企业带来不可估量的损失。其次,再来谈一下“已作废收据三联保存不完整及已作废收据未加盖“作废”章或加注作废标记”情况下可能存在的潜在的风险;如企业已作废收据中客户联未收回,该客户联也未加注作废标记,则这联收据依然有效、依然可以作为该公司正常业务的收款凭据,如某人以公司名义将此联开具给客户并私自收取款项,将会给企业带来财产损失及法律纠纷;同样,已作废收据未加盖“作废”章或未加注作废标记,被工作人员误当做正常收据开具给客户或被某不法分子获取,也存在同样的风险。
综上所述,随着社会产业的多元化发展,经济形式呈多样化,收据作为一种常用的收款凭据,会在越来越多的业务领域发挥作用,收据管理作为企业内部控制管理的一部分就会变得尤为重要。所以,健全收据管理制度、加强收据管理力度势在必行。
参考文献
[1]王兵,刘力云,鲍国明。内部审计未来展望[J].审计研究。2013(5).
[2]沈维成。论内部审计与企业价值[J].中国内部审计,2011(8).
关键词:应收票据;贴现;会计核算
票据是商品经济不断发展的产物,现已成为资金融通和结算过程中必不可少的工具。在国内,商业汇票被广泛使用,在银行开立存款账户的法人以及其他组织之间,只要具有真实的交易关系或债权债务关系,都能使用商业汇票。
商业汇票是出票人签发的,委托付款人在指定日期无条件支付确定金额给收款人或持票人的票据。商业汇票按照承兑人的不同分为商业承兑汇票和银行承兑汇票。
商业承兑汇票由银行以外的付款人承兑,银行承兑汇票由银行承兑。商业汇票的付款人为承兑人。
对于会计核算而言,收到商业汇票的一方为收款方,会计核算使用“应收票据”科目;而对于付款方而言,则用“应付票据”科目进行核算。本文仅针对收款方一些常见的经济业务进行探讨。
在我国,商业汇票均为不带息商业汇票。但为教学的需要,还需设置带息商业汇票的核算。
1商业汇票的一般核算
1.1不带息商业汇票的一般核算
1.1.1 取得不带息商业汇票时
借记“应收票据”,贷记“主营业务收入”及“应交税费-应交增值税(销项税额)”或其他科目。
1.1.2 到期时
1)收回时,借记“银行存款”,贷记“应收票据”科目。
2)无法收回时,借记“应收账款”,贷记“应收票据”科目。
1.2带息商业汇票的一般核算
1.2.1 取得带息商业汇票时
借记“应收票据”,贷记“主营业务收入”及“应交税费-应交增值税(销项税额)”科目或其他科目。
1.2.2 计息
原则上是每月计息,但为简化核算,可在6月30日或12月31日两时点上计算利息。因为这是半年报及年报的时点,这样的会计处理不至于会给会计报表使用者带来误判风险。
借记“应收票据”,贷记“财务费用”科目。
1.2.3 到期时
1)收回票据款时,借记“银行存款” (到期值),贷记“应收票据”(面值及已计利息)及“财务费用”(差额)科目。
2)无法收回票据款时,借记“应收账款” (到期值),贷记“应收票据” (面值及已计利息)及“财务费用” (补计的未计利息)科目。
这里需要说明的是,很多的资料及以前的会计制度规定,对于无法收回的应收票据,应按面值及已计提的票据利息的金额转入应收账款科目,未计提的利息不再计提。新准则则没有相关的具体规定。依笔者拙见,如果对未计提的部分利息不再计提,将导致付款方因不履行付款义务而产生收益。这显然不符合实际情况。因此,笔者以为,应该对未计提的利息进行补提,计入当期财务费用,同时增加应收账款的账面价值。这也与付款方因无法支付到期商业汇票而转入应付账款的账面价值相一致。
2商业汇票的贴现时的核算
如果在中途需要变现,则可进行贴现。
商业汇票的贴现根据其风险是否转移可分为两种情况。一种是附追索权的贴现,即贴现企业在法律上负连带责任;另一种不附追索权的贴现,即企业将应收票据上的风险和未来经济利益全部转让给银行。尽管从理论上讲,银行承兑汇票比商业承兑汇票可能兑现的概率要高,但我们不能简单以为银行承兑汇票就属于无追索权,商业承兑汇票就一定是带有追索权。因为银行承兑汇票并不是全无支付风险的。企业在贴现应收票据时,应当事先约定该商业汇票是否带追索权,而不应简单地以商业汇票的种类判断其是否具有追索权。
2.1不带息商业汇票的贴现
2.1.1 无追索权贴现时,借记“银行存款”及“财务费用”,贷记“应收票据”科目。
到期时:
1)如对方付款,无需做账务处理。
2)如对方不付款, 在不附追索权情况下也无需做账务处理。
2.1.2 带有追索权贴现时:借记“银行存款”及“财务费用”,贷记“短期借款”科目。
到期时:
1)对方付款,借记“短期借款”,贷记“应收票据”科目。
2)对方不付款, 在附追索权情况下,借记“应收账款”,贷记“应收票据”,同时,借记“短期借款”,贷记“银行存款”科目。
如因短期借款发生有借款利息费用,则借记“财务费用”,贷记“银行存款”科目。
如果账上款项不足支付短期借款,则只需借记“应收账款”,贷记“应收票据”科目。
2.2带息商业汇票的贴现
2.2.1 无追索权带息商业汇票贴现, 借记“银行存款”,贷记“应收票据”,借记或贷记“财务费用”科目。
到期时:如对方付款,无需做账务处理;如对方不付款, 在不附追索权情况下也无需做账务处理。
2.2.2 有追索权带息商业汇票的贴现
1)计息时:跨6月30日或12月31日两点时计息时,借记“应收票据”,贷记“财务费用”科目。
2)贴现时:借记“银行存款”(按贴现净额),贷记“短期借款”(按到期本息),按两者之间差额,借记或贷记“财务费用”科目。
3)到期时:如对方付款,应补记利息,借记“应收票据”,贷记“财务费用”科目。同时,借记“短期借款”,贷记“应收票据”科目。
如到期对方不付款, 在附追索权情况下,先补记未计部分利息,借记“应收票据”,贷记“财务费用”科目。同时,转销应账票据账面余额。借记“应收账款”,贷记“应收票据”(按本息之和),同时,借记“短期借款”(按本息之和),贷记“银行存款”科目。
如短期借款发生有借款利息费用,则借记“财务费用”,贷记“银行存款”科目。
如果账上款项不足支付短期借款,则应补记利息,借记“应收票据”,贷记“财务费用”科目。同时,转销应账票据账面余额至“应收账款”科目,借记“应收账款”,贷记“应收票据”科目。
若短期借款无力支付,挂在账上。只是要按相关规定计算并计提借款利息。
3应收票据减值的核算。
应收票据相比应收账款而言,虽然比应收账款风险小,流通性强,但因仍属于延期收款性质,如果出现减值迹象,也应该计提坏账准备。可参照应收账款用备抵法计提坏账准备。
应收票据减值时,借记“资产减值损失”, 贷记“坏账准备-应提的应收票据减值准备”科目。
参考文献:
收条
现收到xxx队送来xxxx年第四季度会计报表叁份。
xxxxxx财务科(印章)
经手人:xxx
为了加强收款票据的管理和监督,保障医院各项收入纳入财务统一管理的轨道,堵塞漏洞,防患于未然,维护医院经济秩序,特制定本制度。
一、收款票据的种类及使用范围
(一)财政部门统一监制的收款票据
行政事业性收款票据分为统一票据和专用票据两大类。医疗单位进行医疗业务活动对外收费必须使用财政部门统一监制的收款票据。
1、统一票据是指能够适应一般的收款需要,具有通用性的收款票据(如:行政事业性收费统一票据和往来款收款收据)。
2、专用票据是指统一票据不能满足收费的特殊需要,根据收费特点,特别制作的票据(如:挂号收据,门诊、住院收款收据等)。专用票据分为定额票据和非定额票据两种。
(二)医院财务科监制或购买的收款票据
指与服务对象及医院内部发生经济往来,在医院内部使用的收款凭证。包括住院病人预交款收据、就餐券、洗澡票及其他收款收据等。
二、收费票据的购领与核销
(一)收费票据的购置
2、医疗单位内部收款票据,由财务部门根据单位业务需要,提供票据种类、格式、数量等内容的印刷或购买计划,经院领导批准,由相关科室办理。并将样式报卫生主管部门备案。
(二)收费票据的领用登记
1、医疗单位购入票据后,应由财务部门验收入库,并由专人登记收费票据的购入日期、名称、起止编号、规格及数量,并注明购入渠道。
2、收款员领取收费票据时要填写《收票票据登记册》的有关内容并签字,票据保管员要按人设分户帐。
3、行政事业性统一票据只能由出纳领用。
(三)收费票据退费、作废、重制的规定
1、收费票据退费的规定(包括药费、检查费、治疗费等的退费):
(1)收回原收款收据、相关科室出具退费凭证及盖有“已收讫章”的交款凭证(如化验单),作为退费凭证附件。
(2)退费前先检查收款收据、相关科室出具的同意退费依据和原盖有“收费专用章”的交款凭证及收款收据等资料,要求病员姓名、收费项目、金额相符,并把附件粘附于退费票据后。
(3)若出现部分退费的情况,操作流程如上,把原收据作全额退费处理,并重开实收收据。
(4)退费票据连同收款日报表交财务部门。
2、收费票据作废的规定
作废票据要求一式三联齐全,并且必须是当天结帐前发生的事项。作废后必须在票据上简单说明作废原因。
3、挂号收据作废、退号的规定要求收回就诊联、报销联,且检查号码、姓名是否一致,只有当天的可以作废、退号。作废、退号的挂号收据粘贴在挂号员报送的结帐单上一起交财务部门。
(四)收费票据的核销
1、交回的收款收据存根联,票据核销员必须及时办理注销登记。销号时必须以存根联(或记帐联)及日报表为依据,具体依据如下:
(1)门诊收款收据:以审核后的门诊收费员结帐单(经确认已缴款,下同)中的收款收据区间号码及日报表为依据。
(2)住院收费收据:以经审核后的住院收费员日报表中的收款收据区间号码及日报表为依据。
(3)挂号收据:以经审核后的挂号收据使用区间及结帐单为依据。
(4)行政事业单位统一收款收据:以领用人交回的存根联为依据,并与记帐联金额逐张核对。
2、医疗单位自制定额票据销号时,以票据存根及经确认已收款的凭证为核销依据。
3、领用收款票据未核销的,除特殊原因外,不得再予领取;对领用人未销号完毕又开始启用新的收款票据,核销员要查明原因。
4、对发生退费、作废、重置票据等情况,核销人员应逐张逐项审查、核对,确保收款的正确性。
三、收款票据的管理
(一)收款票据由单位指定专人负责验收、保管、核销。根据内部牵制原则出纳不得兼保管或核销。
(二)医疗收费票据只限于在医院进行医疗服务时使用,不得用于非医疗商业活动,不得向外单位转让、借用、代开,不得伪造收费票据,不得私刻监制章,未经财政部门批准不得自行销毁收费票据存根。
(三)票据保管员对收费票据的库存数要每月核对一次,每季编报收款票据收、发、存报表和已领未销号收票据明细报表(按类别和领用人分别列示)。领、发、存帐表按规定存档。至少保存5年。
(四)使用收费票据的单位,遗失、短少票据或存根的,应及时向卫生主管部门、财政部门报告,必要时应当在报刊上声明作废。
(五)未用完的订本式收据不得跨年使用,年度终了财务部门应收回票据并对空页逐张盖“作废”戳记。
四、责任追究
单位与个人违反财政票据管理规定的行为,根据《财政违法行为处分条例》(国务院令第427号)相关规定进行处罚。
(一)单位应对票据管理制定切实可行的岗位责任制,对领用后未能妥善保管,而致使票据遗失的(包括已开票据,未按规定销毁存根行为),视情节轻重,责成相关责任人书面检查、在本系统内通报批评、警告等处分。
今(出借人)借给(借款人)人民币整,即¥元。借款期限自20 年月日起至20 年 月 日止,共个月,利率为每月,利息共计人民币整,即¥元,全部本息于20 年 月 日一次性偿还。
如不能按期足额归还借款,借款人应向出借人支付违约金人民币整,即¥ 元。
担保人确认:本人同意为借款人的上述债务向出借人承担连带责任保证。
借款人:
身份证号码:
担保人:
身份证号码:
借条出具时间: 年 月 日
一、什么是收条?
收条是收到钱和物的个人或单位写给发送钱和物的个人或单位的一种凭据。它是简单的然而却是经常使用的一种应用文样式。每位同志都应该会写,而且写得合乎要求。
二、怎样写好收条?
(一今要点清收到的钱和物的数量,绝对做到准确无误,不出差错。这是写好收条要做的第一项工作。
(二)要熟悉收条的写作格式。一个完整的收条,由标题、正文、署名和日期四部分组成。
1.标题。写在正文上方,字稍大一点。写法有两种: (1)只写《收条》二字;(2)写“今收到”三个字
2.正文。写法有两种:
(1)如果标题写成“收条”,正文写在标题下面一行,空两格处,即从第三格写起。
(2)如果把标题写成“今收到”三个字,则把正文写在标题下,顶格写。
3.署名。写在正文下靠右边一点。要是发送的个人或单位同你很熟悉,只署上自己的姓名就行了;假如收到东西的个人或单位同发东西的个人或单位生疏,要在姓名的前面写上单位名称,以便查找;如果收到东西的。个人或单位很多,收到东西的个人或单位亦应既写单位名称又写个人姓名。必要时盖章或按指
4.日期。写在署名的下面,独占一行,写年月日。()请看下面不同类型的收条范文。
例一:收条
今收到高山乡计划生育办公室发给的避孕药品贰拾盒。
经手人宋湾村张玉山
20**年10月刀日
今收到
新桥乡王压村养鸡专业户王学真夫妇为独生子女捐赠的现金伍佰元整。
xx县计划生育委员会办公室
经手人王国瑞
20**年9月18日
例三:
今收到幸福印刷厂王长庆、刘永昌二同志送来的打字讲义《计划生育学》五捆。每捆各伍拾册。每册价格为拾元伍角捌分,共计壹千零伍拾捌元整。4月30日上午8时派人把款送去。
xx计划生育干部学院教材科
经手人高大明武伟林
20**年4月28日
今收到
新桥大队王庄生产队养鸡专业户王学真同志夫妇共同损赠的办学经费伍佰圆整,生产白品种鸡娃伍拾只。
长沙农业技术学校(盖章)
经手人:_____
_____年_____月_____日