随着社会不断地进步，接触到制度的地方越来越多，制度是指一定的规格或法令礼俗。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，这里是整理的办公室管理【精选10篇】，如果能帮助到您，小编的一切努力都是值得的。
【摘要】学院制是我国高校在不断的改革发展中，自我优化结构、强化功能的现实选择，高校实行学院制适应经济社会发展的需要，有利于高校改革的不断深入及健康、持续、稳定的发展。本文从院系办公室职能的角度出发，通过对校园和谐、院系办公室工作职能及工作内容的分析，研究其和谐工作对院系、对学校的重要作用。
【关键词】高校院系办公室和谐工作
当和谐理念成为当今众多高校建设与发展的指导思想与价值目标，以管理和谐促进高校教学、科研与人才培养的和谐发展，就有了十分重要的基础意义。而逐步形成的具有高校特色的校院(系)两级管理运行机制，使得承担上通下达、统筹协调任务的院系办公室的管理工作成为谐成高校和谐管理的逻辑起点。如何赋予二级学院权力，形成制度化管理模式，更好地发挥二级学院在教育、科研及社会服务中的积极作用，是我国目前高校改革、发展中的重要问题。
一、高校二级学院管理及其发展趋势
1、高校二级学院内部组织功能
(1)学院层面。高校实行学院制后，学院是承上启下的机构，对外向学校负责，对内管理下属的系、所、办、中心。因此，学院成为学校领导下的一级行政管理实体，“各个学院构成了大学内的一个个管理中心”。运用帕森斯的组织机构层次理论分析，学院就是中间层的“管理系统”,其主要功能是“协调组织和任务环境之间的关系”。在此，二级学院的任务环境主要是指控制组织内部事务的系统，这个系统包含学院层面的学院党政联席会议、院党委、院行政班子、院办、教授委员会、学术委员会、教学指导委员会，以及学院下属的系、所、办、中心和对外服务机构等。学院层次的核心管理任务是协调学院层面各部门的工作活动和平衡属下各系、所之间的相关任务，根据规划指导系、所、中心的资源配置，协调开展教学科研、学科建设与人才培养工作。以上管理活动的目的是确保学院层面成为一个完整的工作体，达成组织的目标。
(2)系、所层面。系、研究所和中心是隶属于学院的基层学术单位，由教授、副教授、讲师、助教、教辅人员等组成，是“某一学科组织教学与研究的实施机构”。系、所和中心是大学教学科研和人才培养的主要环节，是学校的活力之源，它们运转的质量关系学校总体的教学质量、科研水平，直接影响学院及学校的人才培养质量。系、所层面可以归入上述帕森斯划分的“技术体系”。“技术体系”的主要任务在于处理组织的实际“产品”,如实验室的科学家、教室的老师等。
2、二级学院的办学自
(1)学科建设及科研管理权。即学院有权以学科建设为龙头，统筹全院的科研与科技开发，根据优势学科、特色学科组建起一级学科或学科大类下的跨系、跨专业研究机构，具体抓好科研开发、成果鉴定、社会服务等工作，推进“产学研一体化”,加速科技成果转化同时，加强学院内的联系，创造各种机会和条件，增进不同学科领域之间的交往，促进多学科的联合与交叉，推动相关学科的优化组合与融合，培育学科新的增长点，促进特色学科和优势学科的建设与发展。
(2)教学管理权。即有权统一组织和协调学院内部教学管理、人才培养等方面的工作，包括教学计划管理、教学过程管理、教学质量管理等权力，学院有权统一负责全院课程的调整和设置，有权根据社会的需要设置招生的种类、专业和规模，有权与各行业、各部门开展联合办学与交流合作，及经学校授权后，可直接与国内外高校或企业集团开展学术交流和国际化教育等。
此外，学院还应有学生管理权，即学院可根据学校授权对学生进行奖惩、考评和处分等，管理学生的日常学习和生活学院办学自的落实，有利于大学学术事业的发展遵循教育发展和科学发展的规律，增强学院的活力和社会适应性，从而提高大学管理的效率和质量。学院可成立由学科带头人组成的院学术委员会，负责学术事务管理，并建立院行政与院学术委员会相互协调、分权治院的管理机制，充分重视学术委员会在专业设置、教学计划、课程内容及学科建设等方面的决策作用。
3、二级学院管理模式的发展趋势
从世界教育发展角度看，放权的二级学院管理模式是发展趋势。目前世界上教育比较先进的国家，学校的职能机构都非常少，法国大学主要有三个职能机构组成：行政委员会、科学委员会、教学与大学生活委员会，美国、日本等国校级职能部门都在十个以下。这样一来很多日常事务都由学院进行管理，并且一些学科建设发展规划、人才招聘、职称评定等都由二级学院完成，而学校在这些管理中仅起到协调和监督的作用。
二、校园管理方面的不和谐问题
1、校园管理
首先是办学缺乏科学决策，许多高校在发展过程中，不尊重教育规律，在涉及学校的发展和规划等方面不能做到理论联系实际，存在着盲目追求发展目标的现象，忽视客观条件的约束，发展目标定位过高。其次是民主作风不深入，密切联系群众不够，教师队伍除了整体素质不能完全适应外，教师的数量也急需增加，很多教师是超负荷上岗，不利于教师的身心健康和教学质量的保证。再次是体制改革滞后，经费投入跟不上规模发展，有些学生甚至抱怨大学校园的学习条件还赶不上高中校园，影响了教学的正常开展；最后是高校校园腐败潜滋暗长，校园腐败的表现形式多种多样，它们与构建社会主义和谐社会、和谐校园的要求格格不入，如不采取有效措施加以规范和整治，必将危及科教兴国的大局以及先进文化的生成与传播。
2、学术风气
首先，学术风气在市场经济的冲击中有下降趋势，学术抄袭、学术敷衍、教学敷衍以及滥编书、滥出书等现象己经到了积重难返的地步。其次，“官本位”意识对高校学术风气形成不断的侵蚀，普遍缺乏一种对科学与学术的敬畏之心和虔诚之心，取而代之的是对“行政权威”羡慕，而在一个崇尚“官本位”和树立“行政权威”的大学里，不可能出现良好的师风和学风。最后，学术标准的严重缺位，评奖本身也可纳入这一自然过程，但问题是许多评奖活动必要的人力和经费投入的代价太大，以致根本无法操作，仅凭印象、杂志级别、出版社级别、是否是名校、甚至人情因素等非学术因素来定夺，在一定程度上引起了学术的混乱局面。
3、思想道德建设
首先是诚信体系受到很大的威胁，近年来，大学生诚信观淡漠，诚信行为缺失，其境况令人担忧，己成为大学校园中不和谐的杂音，为和谐校园建设设置了巨大的障碍。主要表现在学生学习行为中的诚信缺失、学生经济行为中的诚信缺失等几个方面。
三、高校院系办公室职能及其工作现状
1、院系办公室职能
(1)服务职能。服务是办公室工作的主要职能，应遵循构建和谐院系中的整体性原则，即为领导服务、为教师服务、为教学、科研服务。院系办公室是院系领导对学院进行教学、科研、行政管理的管理机构，是教师处理日常事务的办事机构。院系办公室的日常性事务包括：组织会议、处理信息、内部协调、公关接待和信息等和人事、行政、教务、科研、财务等方面的日常管理工作。
(2)协调职能。协调是办公室工作最能够体现动态性原则的一项重要职能。在实际工作中，院系与学校其它各部门之间、领导之间、领导与教师之间以及教师与教师之间会不断的产生不同的矛盾与问题。办公室作为管理系统的中枢，必须通过有力的措施协调各种动态性的关系，解决组织中部门与部门、个人与部门、个人与个人之间的矛盾，加强管理过程中各要素、各环节间的相互配合，消除各种不和谐现象，从而使系统内各部分的活动协同一致，保证整个院系工作的顺利开展。(3)管理职能。院系办公室是行政管理的办公机构，承担着主要的基层管理职能，要遵循不断优化的院子。包括各种信息的传递与交流、经费管理、办公用品及办公设备的采购、执行人事考勤制度、日常维修的协调工作、以及院系领导临时安排的事务性工作等，要在工作中不断完善、优化与创新。
2、工作特殊性
(1)工作涉及面大。院系是相对独立的教学和科研单位，办公室要面向院系的党政领导、全体师生、院系的党团组织、学校的各职能部门。在高校不断深化改革与事业不断发展的形势下，院系逐步成为相对独立的教学和科研单位，一般由院系领导层、教研室、科研所和学生工作组等基层组织构成，院系办公室工作已逐步拓展到学校机关和党政各职能部门等各个领域。
(2)工作内容复杂。从教务管理、教学管理到对外联络、后勤管理等，大量的协调和督查事务。在现行的高校管理体制中，学校行政机关与二级学院的工作联系是通过院系办公室开展起来的，主要包括每天事务的安排，一些重要和重大事情的布置、催办与落实，各种信息的上传下达，与外部各方的联系沟通以及人事、行政、教务、科研、财务等方面的日常管理工作等等。可以说，院系办公室承担的工作任务千头万绪，琐碎繁杂，且许多院系办公室在规范化建设上还比较欠缺，工作无序、随意性的现象并不少见。
(3)工作要求高。院系高校办公室是高校的基层组织机构，发挥着承上启下，协调左右、联络内外的中心枢纽作用。工作必须主动思考，具有前瞻性，成员间既要独立完成工作又必须相互配合。高校院系办公室是高校基层组织的日常事务具体管理和办事的综合性机构，发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。另外，办公室的主要服务对象——教师，往往带有一种“清高”思想，以教学、科研为核心，上课来下课走，缺少对学校、学院、系部、教研室等建设与发展的关注，对学校事务的参与度也不高，这与从事协调工作、管理工作的办公室行政人员产生了一种观念上的冲突。因此，由于两类不同岗位人员的工作性质、工作观念的差异，办公室工作的开展具有一定的难度。尤其对于教师数量较多的院系，由此带来的矛盾多、是非也多，众口难调。
(4)工作受重视较少。现实中，高校二级学院行政人员大部分不是行政专业出身，平时大量的事务性工作使得他们不得不放弃所学的专业，而从事行政岗位又很难升到高级职称，不受重视或缺少关爱。尤其是他们具备了一定的组织、协调及处理事务能力之后，渴望得到更好的发展空间。
四、院系办公室和谐工作探讨
1、职能的重要性
(1)院系和谐发展的表现。院系和谐发展是构建和谐校园的重要内容和基础。主要表现为：组织结构要素的和谐、教育环境的和谐、人际关系的和谐、群体组织关系的和谐、学院与社会之间的和谐、规模结构质量效益之间的和谐等等。院系和谐发展基本要求是教学、科研、学科建设、行政管理、党务工作、工会工作、学生工作的各个方面有机结合，工作上相互配合、相互支持、相互促进、协调一致；制度上相互配套、相互补充、完整统一；人力资源配备上合理优化；教育资源占用上人人共享，机会均等；人际关系上，相互尊重、民主平等、和谐融洽。基本目标是实现人与人、人与制度、人与资源、人与文化之间的和谐，以达到全面、协调、持续、高效发展之目的。
(2)院系和谐的基础。高校院系办公室是在院长领导下，为全院教学、科研、后勤等服务的综合管理机构，是院系领导以及学校有关职能部门命令的基层执行者，也是联络校内外以及全院师生员工的枢纽，院系的许多管理工作必须通过办公室主任来组织和实施。因此，和谐的院系办公室工作室是营造院系和谐的基础。
2、和谐工作探讨
(1)和谐管理。院系办公室要根据学院工作内容及特点对原有的各项常规工作的规章制度不断进行修订和完善。首先保证办公室工作的规章制度与规范要围绕院系主体工作目标的实现来建立。在不违反国家法律和学校有关规定与规范的前提下办公室工作的各项工作制度都必须以有利于院系整体工作目标顺利实施的原则。要通过规定岗位职责，实行目标管理，形成分工合理、职责明确的运转机制，用规章制度和岗位职责引导各项工作在规范的轨道上流畅运转，既可大大提高办公室的整体运行效率，也可有效避免闲时无所事事、忙时手忙脚乱的现象。院系办公室管理任务繁杂，必须建立一套科学的管理方式和工作手段，科学分工，使办公室组织内部的融合力大大提高，形成一个高效运转的系统。
(2)和谐观念。变被动的“办事”为主动的“参谋”,提高辅助决策水平，办公室工作不能只停留在办好领导交办的日常事务，还必须在学院的发展、建设、管理等方面进行思考，变被动为主动，主动为领导出思路、想办法，当好参谋和助手。办公室人员经常与各个层次、各个部门的人员相互联系、沟通，信息更灵敏，思路更加开阔，更有利于创新思维的涌现。办公室人员要充分利用这个优点，发挥主观能动性，有意识的广泛收集校内外各种动态信息，吸收他们先进的工作思路及做法，及时提供给领导参考。并结合实际，协助领导制定切实可行的方案，使各项工作得以顺利开展。此外，承担参谋、协调、服务及管理的院系办公室，其服务对象是教师，在知识密集、人才荟萃之地承担繁杂的服务工作，办公室主任及办公室工作人员应不断提高自己的政治素质、业务素质以及心理素质等。
(3)和谐关系。学院的领导在配备人员时，应持慎重态度，岗位的设置要合理，既不能出现一人多岗，又不能人员超编，人员上岗要通过竞聘方式产生。办公室要吸收具有专业知识水平和管理经验的人才，实现人尽其才，才尽其用，逐步建立科学、完善的用人机制。院系办公室是一个整体，是一个团队组织，不同的成员个体组成了这个整体。个体自身的和谐发展以及成员之间的和谐关系是和谐理念实施的现实基础。
(4)人文关怀。有些学校不允许行政管理岗位人员通过自己努力转换为教师岗或科研岗，这是一种人力资源的浪费，也扼杀了高校行政管理岗位人员的上进心，约束了高校行政管理人员的职业发展。这会导致学校缺乏向心力和凝聚力，工作效率降低。学校和学院应加强对行政人员的人文关怀，加强行政人员的业务水平，提供培训、指导等机会；对行政人员的工作成绩要充分肯定；对行政人员的成才定向给与指导；对有深造意向和能力的行政人员，鼓励其向高学历和高职称冲刺。让办公室等行政人员觉得在高校从事管理工作并不是低人一等，有来自周围的社会认同感。有了这一系列的人文关怀，承担繁杂事务性工作的办公室人员就会觉得“前途有盼头，工作有劲头”,而且能极大限度地挖掘行政人员的潜力，提高高校行政管理人员的知识水平和管理水平。
3、和谐管理目标
(1)提高管理效能。和谐的多元性、包容性决定了高校院系管理的复杂程度和运行难度。办公室处于诸多矛盾焦点和政务、事务中心，许多麻烦事、得罪人的事都难以回避。办公室成员要善于化解矛盾，避免冲突，既各司其职又互相包容，通力合作，提高管理效能。
(2)过程合一。院系办公室管理重在过程。管理的过程就是各个成员将学校各个职能部门的战略意图、规章制度内化为师生员工自觉行动的过程，这个内化的环境应是和谐的。管理的过程要体现人性化，对教师而言，切忌用命令主义的简单方式，对来访的学生则应诚恳相待，主动为他们服务。
关键词：办公室；行政管理；服务
办公室作为一个综合的､全面的办事机构，既担负着执行､调研､智囊等宏观管理职能，又担负着文件起草､督办协调､业务接待､通讯收发等微观服务任务，是一个单位承上启下､协调左右､联系内外的“枢纽｡新的形势对办公室强化政务､搞好事务､规范服务等方面提出了更高的要求｡结合工作实际，笔者就做好新时期的办公室行政管理工作进行了一些思考｡
1充分认识办公室工作的重要地位
办公室是一个单位的“窗口”,地位和作用非常重要｡作为办公室人员，必须充分认识办公室的地位和作用，适应新的形势和任务的需要，努力提高服务政府工作的综合素质｡一方面，从办公室的地位看，办公室是综合性办事部门，是保持一个单位正常运转的“桥梁”和“纽带”,大量地､经常性地联系上下的工作是通过办公室及其工作人员来进行的｡行政管理岗位往往被设在办公室的“窗口”位置上，它担负着日常的办公室事务工作，尽管大多是琐碎的事务､重复的服务，然而人们往往从这个“窗口”来看待和评价单位的工作｡比如，习以为常的电话接转，看似很简单，但它却是代表着联系内外､左右的单位第一形象，它有上级指示､有各种问讯､有情况反映等等，只有做到了既了解单位的整体基本情况，又注意讲话的态度､艺术，才能使来电者满意､信服｡因此它不仅代表和影响办公室的工作，而且直接影响到单位的形象和威信｡
另一方面，从提高办公室整体效率看，机关各业务部门只负责本业务系统的工作，而每一项工作的各个环节的合理､准确､及时的衔接，都要靠办公室综合协调､处理､解决｡只有找准､认识到行政管理工作特定的位置和职能，才能牢固树立全方位服务观念，积极努力､耐心细致地为领导服务､为机关服务､为基层服务。以良好的“窗口”形象，提高办事效率，促进办公室的各项工作有序开展｡
2正确把握办公室的行政管理职能
从行政管理的角度来看，办公室面对的工作主要是上级部门以及本单位下达的各项行政工作，面对的人员主要是领导和各部门工作人员｡办公室的行政管理职能主要有四个方面｡
(1)助手作用｡办公室对上级机关的部署结合本单位领导的意见贯彻执行并组织实施和检查落实执行结果，对加强机关管理､维护正常工作秩序､保证工作质量起到组织､执行的重要作用｡
(2)参谋作用｡办公室人员要经常深入工作一线，了解基层情况并听取意见､总结经验､提出改革建议，及时向领导汇报并提出建设性参考意见，作好领导参谋｡
(3)协调作用｡办公室在管理工作中的确需要负责协调工作，以维持正常的工作秩序，及时转达传送上级主管部门以及本单位领导的各项指示精神，主动协调好各部门的关系｡起着承上启下､联系内外的枢纽作用｡
(4)保障作用｡既要保证上级主管部门以及本单位分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成，保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题，又要同单位内各部门建立良好的工作关系，倾听他们的意见，充分调动员工的积极性，齐心协力完成各项任务｡
3办公室工作要处理3个矛盾
一是大局和小局的矛盾｡办公室作为一个综合部门，其性质和其他部门的区别主要体现在服务性上｡这就要求办公室把“一切服从大局，一切服务大局”作为工作的出发点和落脚点，当部门工作与机关的整体工作､小局工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到小局服从大局､局部服从整体｡同时尽力做好小局工作，因为小局工作是做好大局工作的基础和前提｡
二是主动和被动的矛盾｡办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动｡对一些常规性､规律性､阶段性等确定性工作，不要消极等待，要主动着手，提前准备､对领导临时交办的任务､应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱｡同时要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，谋领导之所谋，把问题想在前面，把工作做在前头，主动做好超前服务｡
三是“过”与“不及”的矛盾｡为领导出主意､当参谋，一定要把握“度”,掌握分寸｡办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，也不能越位｡要想领导之所想，急领导之所急，要为领导决策提供尽可能多的背景资料，但不能越俎代庖｡要积极谏言，但不能瞎掺和｡
4做好办公室行政管理工作的关键
发挥好办公室的整体功能，关键要提高办公室人员的整体素质，培养良好的工作作风｡在行政管理岗位上必须做到忠于职守､善于思考､勇于创新､乐于奉献｡
第一，要增强服务意识，敢于面对矛盾和问题｡在繁杂的事务中保持头脑清醒，对工作认真负责，甘于吃苦，乐于奉献，讲究原则性､规范性｡要保持严谨细致､一丝不苟的作风，严格用各种纪律和规章制度要求自己｡无论是大事､小事，都要时刻坚持认真细致的原则，做到不漏办､不误办､不错办｡
第二，要努力提高能力，主动适应办公室工作的新要求｡办公室工作面广，综合性强，行政管理人员不仅要正确高效地处理好日常事务，还要当好领导的参谋､助手｡要始终保持良好的工作心态，在被动服务中寻找主动，探索做好行政事务工作的新路子，要注重对新知识､新问题的学习研究，在规范服务､搞好事务上要主动去想､主动去做｡
第三，要强化团队观念，注重与同事建立良好的合作关系｡办公室工作虽然各有分工，各有职责，工作中有些是能依靠个人力量完成的，但更多的要依靠群体的力量合作完成｡因此，要保证办公室的整体合力，必须建立起同事间良好的工作关系，最大限度地发挥潜在能力｡办公室工作“事无巨细皆大事”,工作分工不分家，要取别人之长补自己之短，多与其他同事沟通，在完成自己本职工作的同时，做好与其他同志的协调衔接，集思广益，共同进步，提高工作质量和效率｡
参考文献
由于信息技术和网络技术的迅猛发展，使办公自动化系统（Office Automation System，简称OAS）增加了新的手段和途径，文件处理的现代化也在加快。办公自动化运用的结果，产生了两类需要归档的文件，即纸质版文件和电子版文件。电子版文件在存储、输出、处理等方面具有优越性， 通过计算机手段实现公文的拟制、排版，并通过网络手段实现公文的分发和流转，有效地提高了公文处理和传输的速度，极大地提高了工作效率。那么，电子文件能否完全取代纸质文件呢？值得深入探讨。就目前实际情况来说，如何使两套归档方法相互利用、取长补短、相辅相成，协同发挥作用，值得重视和实践。
一、各式各样的文件管理在企业中的应用现状
在企业里发生着各种各样的文件往来，随着电脑、网络的普及，发现办公室文件在制作、编辑、修改等过程中，手工操作的纸质文件是低效的。因此，“信息交流”的模式逐步发生着纸质文件向电子文件方面的转变。下面从单个方面以办公室文件应用的调查统计作为基础，分析企业办公室文件管理的现状。
1. 电子版文件和纸质版文件的优缺点
通过对4687人次的企业员工调查问卷的测试结果，发现纸质版文件的管理存在着诸多问题。体现出三个缺点，即（1）为了保证纸质版文件的管理所需空间，需要成本；（2）纸质版文件所需大量纸张等，造成资源浪费；（3）查询纸质版文件时，耗时过长。
而电子版文件所涉及的文件管理，也有三点不尽人意，即（1） [是谁，何时，涉及此文件不清楚]，[最终文件是什么不明确]；（2）[电脑、版本出现故障，无法开启]。（3）多数员工一起操作，比较困难。上述问题说明纸质版文件和电子版文件相差较大，不尽相同。纸质版文件比起电子版文件稳定性高，不受外界因素干扰，有些情况唯有使用“书面表达”，才能“利多弊少”；纸质版文件可以复印，多数人能够一起作业，这些是纸质文件的优点。
电子版文件的应用，能够克服纸质版文件的缺点；而电子版文件的缺点，能有办法加以解决；大量使用电子版文件，即能提高工作效率，又能降低成本消耗，这些事电子版文件的优点。
2. 电子版文件推广的有利因素
据统计，电子化使用率约占60%，可参考图1及其说明
3. 电子版文件使用的最大优势-增强企业实力
如图2所示，办公室的许多业务，通过IT数字化处理，达到了提高效率、降低成本的目的。见图2及其说明。
然而，办公室文件管理的IT数字化，它所带来的“效果”不甚理想，其原因是：企业团队效率的提升，缺乏专业对口的改善，未能有效地做到电子化的缘故。
实践表明，企业办公室80%的员工通过对电子版文件的制作、修改、在一定范围内进行，哪怕只是一个人稍作改变，其结果就会出现相应的效率提高，就会促进整个企业的成本降低，效率提高。
4. 纸质版文件相对“费时低能” ，却能存在的思考
关于这个问题，恐怕与下列原因有关。
（1）对电子版文件“不习惯、不适应”（2）「不以书面表达，容易出现障碍，抱有这种心态的员工较多（3）即使最终使用了电子版文件，对其图中的作业，不能推测以电子邮件进行，造成了非效率性，（4）对「灵活运用“业务专长”和“数字化”优势，就会提高团队的工作效率认识不足。这些问题，与其说是电子版文件本身，莫如说是使用员工的思想问题和技术有限。
二、克服电子版文件的二个弊端，实行“优势互补“
灵活运用PDF 阅览的软件定位（Acrobat Reader是美国Adobe公司开发的一款优秀的PDF文件阅读软件），就能解决「谁，何时加以制作不明白，最终文件制成不清楚的问题，即 [说明功能]能够简单确认[谁]、[何时]加入了说明，又能开启「共同阅览。第一个PDF文件中复数成员，能同时加入评论意见，被加入了评论意见的PDF文件，可与其他成员共同享用，这样就能以较高的效率进行文件的修改。
在Acrobat Reader中，关于一个项目资料可汇总为1个PDF文件夹，扫描后的纸质版文件，放入PDF文件夹中进行OCR（Optical Character Recognition）处理，能够简单进行文件的检索，加速了文件的管理效率，其机能也可叠加起来。
另外，由于部门可以抽样调查等，收集各个方面的意见，这样的业务如使用[PDF格式]的话，从调查报告的分布到收集回答，集中计算，可用Acrobat Reader进行。为此，低效率的手工作业（纸质版文件）将被电子版文件所取代。
此外，动画及音响的PDF文件方面的加入，印刷、复印、阅览等细微的安全保护设计等，对Acrobat Reader来说，在工作单位，可高效的进行文件的制作、修改、资料共享等，使之成为多功能的操作，从而有利管理水平的提高。
在日常的团队工作中，必须以书面表述，才能有效开展业务时，如果采用最合适的工具加上专业业务的稍事改进，也能使效率提升，成本降低。总之，两者相辅相成，相得益彰。
三、电子文件推广的前景与展望
从某种意义上说，电子文件管理是企业办公室工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。因此，必须通过组织业务学习与技术能力培训等活动，尽快提高工作人员对电子版文件管理的基本知识水平、掌握实际操作的技能，使其尽早担负起电子版文件管理工作的重任，发挥其重要作用。
目前电子公文在企业中的应用还存在着诸多问题，可是随着办公自动化、政务信息化和电子商务化的进展，公文处理电子化已彰显出势不可挡的必然趋势，这就要求我们从思想上、技术上、硬、软件上、社会大环境上做好一切准备，努力学习新知识、新方法，迅速提高驾驭现代化技术的能力，不断加强对电子公文方面的研究，使“电子文件”向着制度化、规范化、标准化的方向迈进。
一、引言
目前，我国企业面临着诸多挑战，企业要想保持一定的竞争优势，强化行政管理是必然要求。行政管理工作作为企业现代化经营中的构成要素，对企业的发展具有重要意义。但新形势下我国企业行政管理工作中还有不少问题需要解决，为了更好地规划企业发展方向，必须要创新行政管理的方式方法。应对当前经济形势和企业发展特点进行综合考虑，从企业办公室行政管理的角度出发，对企业办公室行政管理工作的创新路径进行研究和探讨，从而为企业运营效率的提升奠定基础。
二、企业办公室行政管理工作中存在的问题
1.内部制度体系不健全内部制度作为规范企业办公室的办公方式、提高办事效率的重要保障，其重要性不言而喻，完善的内部制度体系能够为企业办公室行政管理提供强有力的支撑。但目前，企业办公室的内部制度体系还存在着许多漏洞，对企业办公室发挥管理职能产生了消极影响。最严重的问题是，企业在构建内部制度体系时，没有经过综合的考虑和审查，只简单建立制度框架，对框架内的具体内容设置不合理，脱离了员工工作的实际需求，制度实施起来较为困难。而且，在制定内部制度时，没有与企业的其他部门进行充分的沟通和交流，导致内部制度与其他部门的相关规范相互分离，甚至产生矛盾冲突，使制度体系缺乏严谨性。此外，在内部制度制定完成后，未根据制度的关键内容进行统筹规划，没有使其转化成系统化、规范化的方案流程。在实施内部制度后，也未对制度的执行进行全面的监督，对违反该制度的行为没有建立相应的惩罚机制，相关的辅助机制还需要完善。
2.协调职能发挥不全面随着企业的发展，其生产项目不断增加，经营范围逐渐扩大，企业办公室行政管理工作的对象数量大幅度增加，这对企业办公室的行政管理工作提出了更高的要求和标准。从企业办公室的实践情况出发，影响其协调职能有效发挥的原因主要有以下两个方面：第一，管理沟通机制不健全。企业办公室在发挥辅助决策作用时，需要以自身的协调职能为基础，加强各部门之间的联系，使各个部门所掌握的信息能够流通，使企业决策能够上通下达。但因缺乏完善的管理沟通机制，削弱了企业办公室的协调效果，从而加大了行政管理工作的难度系数。第二，还存在行政管理形式化的问题，未能将管理制度具体实施于企业生产经营的各个环节，还需要进一步完善管理体系，减少制度的冗余，明确各个管理部门以及相关管理人员的权责，规范管理组织结构。
3.业务技能水平差异大
企业办公室的工作人员要具备一定的专业能力，以便其能做好行政管理工作。在市场经济体制不断深化的背景下，企业需要抓住转型的机会，企业办公室在此阶段也要做好行政管理工作为企业组织结构优化提供基础。但目前企业办公室的工作人员的整体素质还有待提高，部分工作人员缺乏对行政管理的认识，从而导致企业的各个部门的运转效率减缓，各部门之间在交叉工作上缺乏配合，企业的经营管理者也不能得到员工所反馈的意见，无法深入了解企业决策的实施情况，影响了企业生产经营的生态循环。此外，还有部分工作人员对企业管理方面的知识缺乏了解，对自己所需要完成的工作业务不熟悉，未能形成行政管理知识框架，再加上企业还未建立完善的培训机制，导致企业行政效率降低。
4.激励机制还需优化完善
作为一个将经营利益作为追求目标的经营组织，企业有着十分强烈的成本控制意识，新的收入分配机制已经完全取代了传统的分配思想。然而，在研究了企业办公室薪酬制度后，可以发现大部分企业将重点放在专业管理部门和技术管理部门上，企业办公室员工普遍存在着的薪酬待遇和晋升机制不合理的问题，由此导致企业办公室的员工缺乏工作的激情和活力，并且在开展行政管理工作时，容易产生挫败的情绪。还有部分企业办公室员工的晋升存在问题，这严重打击了企业办公室的新员工的工作积极性。为了激发企业办公室工作人员的工作热情，还需要建立一套科学有效、奖惩明确、竞争有序的激励机制。
5.培训机制不完善
长期以来，人们错误地认为企业办公室的行政管理工作不具备技术性和专业性的，只是一项简单地传达企业领导决策、沟通上下的工作。但从实际上来讲，企业办公室的行政管理是一项高度专业化的工作，它也需要一定的理论基础和实践技能。企业办公室都有自己处理文件、会议和内外事务的知识和理论体系。从事行政管理工作的员工应该要接受专业的、规范的培训，并具备与工作相关的专业能力和综合素质。例如公文处理、公文格式标准、礼仪接待规范等。然而，目前的很多企业还没有针对办公室工作人员建立培训体系，部分企业的培训体系不健全，企业办公室工作人员的培训没有纳入企业的年度培训计划。
三、企业办公室行政管理工作的创新途径
1.建立健全内部制度
完善优化企业办公室的内部管理制度是增强企业规范化、专业化管理的重要手段。企业办公室通过健全内部管理制度，不断提升企业的行政管理能效，帮助企业实现长远发展的目标。首先，企业办公室应对自身所肩负的职责进行深层次分析，从管理的视角出发，明确内部制度的具体负责人，为建立健全制度体系做好准备。其次，要对企业办公室内部管理制度体系进行综合的考虑和深入的研究，明确各项制度的具体内容，以协调各方为基本原则，确认各项制度与企业其他的制度规范不存在冲突。随后，要加强对内部管理制度的宣传，严格按照制度办事，使内部制度能够落实到位，确保所做出的行为都有章可循，建立办公管理体系的长效机制。最后，建立内部管理的维护机制，定期或不定期地组织办公人员对内部管理体系进行检验与审查，提高制度体系的运转效率。
2.强化综合协调职能
为了进一步增强发展能力，企业需要与市场和社会建立更加紧密的联系，加强与其他企业和企业二级单位的沟通以及企业各个部门之间的交流。作为信息传递的重要途径，企业办公室的价值得到进一步彰显，对企业办公室的综合协调能力提出了更高的标准。首先，企业办公室需要明确综合协调能力的重要性，深刻理解其在企业转型升级以及企业提高管理效率的意义。积极主动地承担协调责任，在工作过程中把握协调的平衡程度。其次，企业办公室需要充分了解企业管理者对行政管理工作的相关看法，根据管理层提出相关意见或建议，来不断调整工作模式。同时，企业办公室还需要坚持标准化的工作流程，以大局观念来统筹规划行政管理工作，平衡与行业内企业以及企业内部之间的关系，为开展管理工作创造良好的氛围，使管理活动能够保持一定连贯性。除此之外，企业办公室要认清自己肩负的责任以及角色定位，树立清晰的权责意识以进一步强化综合协调职能。
3.提高办公室人员的综合素质
随着企业的行政管理向规范化、专业化方向深化，需要进一步增强企业办公室人员的业务能力来满足企业的发展需要。企业办公室的工作人员必须要优化自己的工作模式，培养综合能力。从多维度的视角全面增强工作能力，加强履职能力，保证行政管理工作高水准完成，首先，工作人员依据企业员工的实际需求和企业办公室工作本身的特点来调整自己的工作方式，做好协调各方、统筹规划等工作，并不断加强企业管理的相关理论知识学习，通过参加相关的培训与进修来提升自身的法律素质、人文素养以及快速获取信息的能力，完善个人的知识结构。此外，办公室工作人员还可以充分利用工作机会，将学到的理论知识运用到实际管理中去，通过实践来检验自己的工作能力，从而使自己具备熟练使用现代化管理手段的能力，以此提高企业办公室的管理水平，使自己能够与企业发展状态完美契合，达到推动企业长远健康发展的目标。
4.面向市场需求做出管理
提高行政管理水平本质上是为了企业在激烈的市场竞争中保持优势地位，从而加快其向精细化管理方向发展的步伐。所以，企业办公室在创新行政管理方式时要面向市场需求这一视角。首先，企业办公室根据现实需要在企业内部筛选出具有管理潜能的员工，对其进行相关的管理培训，使其能够快速融入企业的各个部门之中。同时，还要不断为企业办公室内部增添专业管理人才，使其能够以积极的心态和高素质来完成行政管理工作。其次，企业办公室还需要考虑员工对管理层下达的命令的接受程度，增强对员工工作幸福感的重视，完善奖惩机制的同时，选择更加柔和的方式进行行政管理，确保企业员工能够服从上级领导的安排，从而使企业在激烈的市场竞争环境下，保持高效运转的能力，积极地迎接现代社会对企业发展带来的机遇和挑战。
5.建立常态化办公室人员培训制度
针对企业办公室的工作人员，应建立健全一套标准化培训机制，从而进一步推进“人才强企”的战略。同时树立正确的用人意识，贯彻民主、开放、竞争、择优的原则，从企业内部筛选出用实干型人才，并为他们提供施展才华的机会，为办公室工作人员开辟新的职业晋升道路。向企业人力资源部门提出操作性强的建议，加强企业办公室管理人员沟通与交流，通过临时任职等形式加强企业办公室与成员单位办公室之间的联系，推动企业办公室行政管理工作的质量提升。同时，要采取灵活措施，加强对企业办公室行政管理人才的引进和培养，将外部引进与内部培训相结合，以行政管理人才来提升企业管理实效。内部培训要注重创新培训制度，从而提高培训的针对性和有效性，还要完善按需培训制度，制定企业办公室员工培训计划，依托行政管理进修班等各类专业培训课程，提高企业办公室行政管理所需核心人才的技能，为企业改革创新和组织结构调整提供强有力的人才支持。此外，考虑到企业办公室的大多数员工都没有经过系统化、规范化的培训，为了提高团队的整体素质和专业能力，企业也可以在企业办公室尝试实施持证上岗制度。企业根据国家、行业和企业自身的标准和规范，结合企业办公室的实际情况，制定《持证上岗细则》，逐步明确企业办公室的用工标准，贯彻落实岗位资格准入制度，实时记录任职资格和员工证书获取情况，并协同企业的其他部门完善培训考核与待遇相结合的激励约束机制，实施以岗位为导向的动态管理。首先在对企业办公室的重要岗位上实施，然后逐步推广到其他行政管理工作岗位上，最终实现企业办公室全部工作人员都能持证上岗。
四、结语
综上所述，目前企业办公室行政管理工作中仍存在着不少的问题，制约了企业向精细化管理方向发展。基于此，企业办公室需要建立健全内部制度、强化综合协调职能、提高办公室人员的综合素质、面向市场需求做出管理以及建立常态化办公室人员培训制度使行政管理更具实效性，为企业带来更多的经济收益。
作者：杨蕊 单位：上海新黄浦实业集团股份有限公司
办公室管理论文2
0引言
部分企业在办公室及档案室的管理工作中存在认识不足的问题，管理方法没有突出关键要素，致使办公环境脏乱差、机械伤害、资料遗失、触电、工作懒散等问题得不到充分识别和有效解决，工作环境得不到有效改善［1］。企业管理与人、机、料、法、环、测六大质量管理要素密切相关，企业必须从人员行为、设备设施、资料档案、管理体系、工作环境、监督检查6个方面加强管理，确保工作环境得到有效管理［2］。文章利用人、机、料、法、环、测方法来分析影响企业6S①的相关因素，进而制定相应的策略并予以实施，实现企业6S执行及管理的持续改进，最终达到6S管理的目的。
1人机料法环测理论
人机料法环测是质量管理理论中6个影响质量的主要因素的简称，人指在企业工作的员工；机指企业所使用的仪器及设备；料指企业所使用的物料；法指企业在日常管理中所使用的操作规程及管理办法；环指企业所处的环境；测指对企业办公过程的日常检查与监测［3-4］。企业质量管理一般是围绕人、机、料、法、环、测六大因素展开，人机料法环测理论在质量管理中已经得到普遍的应用［5］。
2YCWY办公室及YCWY档案室6S管理中存在的问题
2.1YCWY办公室6S检查发现的问题
2.1.1人员工在办公室随意摆放记录本、文件、计算机和电器等物品；员工在上班期间吃零食、抽烟；员工在办公室大声喧哗；员工未穿好工作服、未整理好头发就进入办公室。
2.1.2机YCWY办公室个人所使用的计算机、打印机、固定电话等电器的电源线随意在地面穿插；办公室中所使用的涉密计算机与非涉密计算机随意改装；下班后，计算机、打印机及YCWY办公室内其他的设备电源未被关闭。
2.1.3料YCWY办公室工作人员所使用的医用口罩、医用创可贴、医用酒精等没有进行过验收，部分物料不在质保期内。2.1.4法无YCWY办公室使用电器管理办法；无YCWY办公室物品定制定位摆放管理办法；无YCWY办公室清扫、清洁制度；无人员考勤管理办法。
2.1.5环办公桌上放置与工作无关的便携式检测仪、库房出入库记录等物品；YCWY办公室内地面遍布垃圾，没有定时打扫、倾倒；下班后YCWY办公室门窗未被关闭。
2.1.6测YCWY办公室使用的电器未定期检测，热水器插头处有异响现象；YCWY办公室原始记录未定期检查；YCWY办公室所使用的计算机桌面、抽屉、柜子未定期检查。
2.2YCWY档案室6S检查发现的问题
2.2.1人工作人员未持证上岗，缺乏专业素养，时常造成资料遗失；YCWY档案室的工作人员随意摆放没用的物品，不进行日常清扫；各项工作中形成的资料滞留在个人手中，破坏了资料的完整性、成套性，难以充分发挥其应有的价值。
2.2.2机未配备档案储存专用的直列式档案密集架及防磁柜；YCWY档案室未配备空调、除湿增湿设备等物品；YCWY档案室未配备手电筒；YCWY档案室灭火器未选用合适种类，也不应该将其放在YCWY档案室内；YCWY档案室的计算机上未安装保密系统相关软件。
2.2.3料所使用档案盒没有统一标准，与档案柜不匹配，在使用过程中相互影响。
2.2.4法无档案室管理制度；无档案利用制度；无档案统计制度；无档案保密制度；无档案鉴定销毁制度；无档案室岗位责任制度；无档案借阅制度；无档案交接制度；无档案室灭害应急处理预案。
2.2.5环YCWY档案室未做防虫、防鼠、防微生物处理；YCWY档案室温湿度没有得到控制；YCWY档案室未安装防盗门、防盗窗及防盗报警装置；YCWY档案室地面未高于室外地面。2.2.6测未对YCWY档案室安全进行日常巡检；未对档案室原始记录进行定期检查；档案室未配备电子监控系统。
3YCWY办公室及YCWY档案室6S管理中产生问题的原因
3.1YCWY办公室6S管理存在问题的原因
3.1.1整理员工不明白区分物品有用、没用的标准，没有标识标牌的统一模板、格式，需要时找不到；员工没有区分地面上的电线有用没用，所有的电线都堆积在地面及角落。
3.1.2整顿没有制定YCWY办公室整顿管理办法，导致员工对整顿的要求不明确，未将物品分类摆放。
3.1.3清扫没有制定YCWY办公室清扫管理办法，员工只在应付检查时对办公室进行清扫；员工对自己使用的办公桌及桌面下没有打扫意识，而是根据个人习惯清理。3.1.4清洁员工清洁意识薄弱，没有每天在工作前先打扫自己区域卫生的习惯；员工下班时未收拾办公桌上的物品，也没有将办公用品及文件归位。
3.1.5安全员工安全意识薄弱，下班后未切断办公室内电器电源；员工将打火机、油品等易燃易爆物品带入办公室，放在桌面上，无人清理；部分员工随意拉动或摆放灭火器具，且不会使用。
3.1.6素养员工在办公室不爱护公共财产，不遵守规章制度；部分员工下班后在办公室抽烟；员工没有养成良好的习惯，在办公室浪费公共用品；部分员工在工作时间干与工作无关的事情，如浏览购物网站。
3.2YCWY档案室6S管理存在问题的原因3.2.1整理没有制定YCWY档案室整理实施条例，资料处于堆放状态，没有专门的人员对资料进行系统的分类整理、入库。
3.2.2整顿YCWY档案室未建立档案全目录、全卷宗；YCWY档案室管理办法及制度未上墙；YCWY档案室资料没有在标准统一的档案盒中分类摆放，档案盒侧标未做到清晰无误。
3.2.3清扫YCWY档案室碎屑等杂物较多；YCWY档案室办公桌面物品摆放凌乱，桌下垃圾堆积，员工未进行清扫；YCWY档案室地面粗糙，不平整、不耐磨、易生灰。
3.2.4清洁管理人员没有定期对YCWY档案室进行清理、清洁；档案借阅台账未做到整洁、清晰、详细。
3.2.5安全未对员工进行日常安全教育，没有重视档案室信息安全；未对档案室配备档案保护设备；未对档案室进行有害生物预防处理；未给档案室增加灭火器；未达到档案室安全防护基本要求。
3.2.6素养企业没有完善借阅手续，资料有借无还；员工不爱护公共资源，部分资料在归还时破损严重；员工在借阅电子版资料时，随意使用U盘插入存放档案的计算机拷贝文件。
4YCWY办公室及YCWY档案室6S管理中存在问题的对策
4.1YCWY办公室6S管理中存在问题的对策
4.1.1整理制定办公桌物品摆放管理办法，根据定制定位办法摆放办公桌面物品；制定操作规程、分类摆放管理标准，统一标识标牌的模板，格式、信息都要清楚无误，需要时能够快速找到。
4.1.2整顿办公区域的凳子要摆放整齐，凳子上不能放任何物品，使用完以后的凳子放回办公桌洞内；根据不同的类别，将文件、资料存放在抽屉和柜子内，个人物品要与办公物品分开存放。
4.1.3清扫保持办公桌面干净整洁，办公桌下面没有垃圾；值日人员每天要对公共办公设备进行卫生清理；值班人员每天上班前半小时负责办公室的公共卫生。
4.1.4清洁员工个人工作区域的卫生要保持清洁；下班后要把办公桌上的物品收拾整齐，文件归位。
4.1.5安全下班后要切断办公室用电设备的电源；下班后将计算机主机与显示器关闭；检查并关闭办公室门窗；不能在办公场所存放易燃易爆的物品；在办公场所不乱接电源、插板；不乱动防火、灭火器具及设备，所有员工都要能够正确使用灭火器。
4.1.6素养员工在工作期间衣着整洁，仪容整齐，不能穿奇装异服；爱护公司公共财产，自觉遵守公司各项规章制度；不随地吐痰，不乱扔垃圾；办公场所不吸烟；养成节约的好习惯，充分利用可再生资源；在工作期间不干与工作无关的事情。
4.2YCWY档案室6S管理中存在问题的对策
4.2.1整理制定档案室物品摆放管理办法，与档案无关的所有物品禁止带入；制定档案管理办法，每年定期开展档案整理、过期档案销毁工作；根据档案室管理办法，对入库资料进行系统的分类整理、入库，由库房管理员负责保管。4.2.2整顿建立档案全目录、全卷宗，材料齐全，整理规范；档案室管理办法及制度制作成海报张贴在档案室墙面上；根据档案室分类摆放管理办法，对档案室资料进行分类摆放；统一档案盒标准，档案盒上的侧标要制定统一尺寸及模板，需要时能尽快找到。
4.2.3清扫YCWY档案室管理人员每日清扫档案室，保持地面无灰尘、碎屑等杂物；对档案室地面进行改造，保持档案室地面光洁、平整、耐磨、不易生灰。
4.2.4清洁YCWY档案室的卫生要时刻保持清洁；YCWY档案室管理人员在档案入档后和档案归还后，按照档案管理办法进行归位。
4.2.5安全每月对员工进行安全教育，重视YCWY档案室信息安全；出台并宣贯档案安全管理办法的措施及制度；给YCWY档案室配备电子监控、防盗报警器、温湿度记录仪、符合标准的光源和遮光窗帘等档案保护设备；YCWY档案室安装并使用电子防范设备，对档案室进行有害生物（霉、鼠、虫）预防处理。
4.2.6素养制定档案资料借阅管理办法并进行宣贯，要求员工在完善借阅手续后方可借出，借出资料必须在规定时间内归还；根据档案借阅管理办法，禁止员工使用电子类设施设备在档案储存计算机上拷贝资料。
作者：杜伟 冯云 徐鹤铭 单位：陕西延长地产物业服务有限公司
办公室管理论文3
现阶段，我国诸多企业办公室存在档案管理模式粗放化以及信息管理效率不强等问题，所以企业管理者要树立信息化管理的意识，完善档案管理建设体系，重视高素质人员队伍的组建，从根源上调整优化企业办公室档案管理工作。因为企业办公室档案管理工作中相关的档案内容会在一定程度上影响企业管理效果，所以新形势下如何跟随时代的发展优化企业办公室档案管理工作，适应创新型经济发展的需求，值得每一个管理者重点研究。
一、企业办公室档案管理的意义
（一）促进业务创新，正确制定企业决策。办公室档案管理工作和诸多业务项目存在关系，相关业务模式均影响到企业的长久建设。细致分析档案内容，能为后续的业务开展提供方向，还能够给业务重组带来借鉴作用。如今经济市场时常出现变化，企业做出的决策需要参考大量数据信息，企业办公室档案管理工作能让企业的决策更为正确，办公室档案管理工作能给决策者带来全方位的数据参考，相关人员研究企业的管理费用和企业的工程建设，通过档案数据及时对企业管理决策作出调整。
（二）有效维权，企业跟随时代的发展而进步。开展企业办公室档案管理工作，对办公室的资料数据进行统一归纳，便于企业管理者依据档案资料，捍卫自身利益。比如在企业进行某个业务项目时，一旦出现人员伤亡的情况，便可以把业务的合同文件交给法院，通过法院得以维权。利用办公室档案管理工作，让企业的发展能够与时俱进。相关人员细致复盘数据信息，密切把档案管理项目和市场环境相结合，更好凸显档案管理工作的内在价值。
（三）提供发展条件，让企业与市场行业协调运作。开展企业办公室档案管理工作，相关人员全方位收集档案管理的内容和资料，使得资料信息足够完整。社会中每一个行业的创新都需要档案管理工作的支持，来推动市场范围内多个行业的协调运作，具体记录工作流程，保存数据信息资料，从根源上为企业的长久建设助力。
二、办公室档案管理现状
（一）档案管理粗放化，信息管理能力不强。个别企业在经营和发展中，没有意识到办公室档案管理的重要性，导致档案管理工作不够专业以及档案管理条件匮乏等问题，或者部分企业由于档案管理相对松散，致使出现关键信息泄露的问题。新形势下，大多数企业在档案管理工作中融入信息化技术，特别是财务管理单位和人事管理单位，然而一些办公室档案管理工作在信息化建设上存在力度不足，没有及时对档案信息进行分类和归纳，对关键的档案缺少备份管理的意识的问题，无形中让企业的发展面临一定风险。
（二）档案安全管理不到位，缺乏档案管理机制。办公室档案管理工作，涉及员工信息、客户信息与技术信息等，相关内容的保存和运用都需要安排专业人员进行管理。然而，一些企业可能出现档案信息保护不到位的问题，造成企业办公室档案管理工作比较被动，难以保障企业档案管理工作的安全性。在档案管理制度方面，部分企业即便设定管理机制，也无法从根源上落实。没有具体制定档案管理内容和档案管理办法，阻碍了企业办公室档案管理工作的创新和健康有序发展。
（三）管理工作者能力有限，管理工作不够实效。在企业办公室档案管理工作中，管理工作者存在着责任心不强和随意摆放档案的现象，难以保障档案管理的实效，不单单占据着大量办公空间，还会影响档案的完整保存。企业档案管理包含多种多样的内容，一些档案管理工作者不能确保档案管理工作具备准确性与时效性，约束了档案管理的价值凸显。
三、企业办公室档案管理工作的优化研究
（一）明确办公室档案管理的基本要点。要想高效率进行企业办公室档案管理工作，管理者应具备先进思维。开展档案管理工作，最为直接的影响因素是企业人员对档案管理工作的重视度不够。管理者没有意识到档案管理的价值和意义，觉得档案管理并不能给企业带来较多的经济效益，不愿意花费时间和精力进行研究。因此，企业每位工作人员都要形成档案管理意识，合理记录档案和查询档案，使得企业能够飞速发展。档案管理工作者的素质和能力代表着档案管理工作是否能够高效率进展。换言之，档案管理工作者要保持严谨的工作态度，准确分类档案信息。针对模棱两可不能归类的档案，及时备注或者构建新型管理条目，不要随意摆放档案。邀请专业人员进行培训，讲述行之有效的档案管理经验，关联具体案例详细说明和演示管理流程，提升管理工作者的能力。管理者要不定期检验档案管理的效率，消除影响档案管理质量的因素，不间断探索档案管理的新思路与方法，从根源上强化企业办公室档案管理工作的质量。同时，要体现出动态性并对以往的被动工作形式进行突破，相关人员主动采集档案信息，科学管理档案内容，不要出现档案丢失的问题。利用动态性的管理要点，建设企业文件档案一体化的管理机制。还要体现严格特征，细致筛选全部档案，对档案文件结合重要程度进行级别划分，提高后续利用档案资料的效率。严格管理好办公室档案内容，研究数据信息的真实性与合理性，以免出现虚假信息。最后是系统性，相关人员要了解档案内容，使得档案信息保存具有一定系统化的特征，利用数字化档案管理模式提高档案管理工作效率，促使档案管理处于最佳的状态。
（二）体现办公室档案管理的精细化。企业管理者需要完善档案管理的基本环节，突破以往档案采集和档案管理的壁垒，把企业内部的多个部门人员调动起来，有效开展办公室档案管理工作。合理优化业务信息、资质信息和客户信息，提高档案资料查找效率，节约工作者的时间和精力。规范化进行档案分类，囊括和企业存在关联的所有类型文件，依据分级保管的形式，避免档案出现丢失的问题。实际分类中，组织部门工作者按照档案采集规定，收集档案信息，对数据进行统计，分门别类地保存与管理档案内容，内化企业中各部门的工作联系。比如企业中两个部门都涉及相同类型的档案文件，通过信息反馈能够节约其中一个部门采集档案的时间，以免重复整理档案数据。融入多元化档案管理模式，具体进行档案编号，把档案信息保存在档案袋中，利用系统索引规定档案保存的位置，这样使用者可以在最短时间内找到需求的档案资料。企业部门需要运用档案时，通过授权登录的操作下载需求资料，如果档案资料具备机密属性，则需设置权限才能够下载。相关人员申请下载的信息得到批准后，才能够运用对应的档案资料。在此阶段档案类别划分上，结合企业的具体情况进行精细化分配，要做到种类清晰，标注档案应体现档案具体的来源，尤其是档案形成时间和档案管理内容，把所有的内容进行综合管理，制定档案目录；对档案利用进行规范化管理，借阅档案时要填写真实信息，管理者应提前了解档案的基本内容，最终具体明确借阅者归还信息保存情况。事先制定借阅表，明确档案归还的具体时间和具体用途，得到审批后允许再次借阅。总之，档案案管理者要具体掌握档案资料的保存状态，工作者归还时要具体核对，降低重要资料丢失的概率。
（三）增强档案管理信息化建设质量。企业在开展办公室档案管理工作时，要重视ERP系统的构建，也就是实施文档一体化管理方法。此种管理结构是企业资源计划，综合信息技术和先进的管理理念而产生，给企业管理者进行多项业务带来了条件支持。办公室档案管理中，巧妙地结合管理主机综合整理各个部门的工作信息，细致化筛选和加工，后续完成资料入档的操作。依托这一过程开展具体的档案资料管理工作，明确档案管理的重要性。比如某种类型的档案资料，对企业的发展带来可参考性的条件，需要特殊保护与管理，对档案信息及时转化为电子文件的形式加以保存，思考到保存设备的物理空间，可以及时运用云端档案管理方法，集中化管理档案数据，促进档案数据的规范化管理。科学地进行档案文件加密，大规模企业可通过档案分布式管理开展工作项目，档案管理的信息存在一定交互性，多个部门之间可以进行有效的信息共享，让企业管理者制定最为正确的决策。
（四）重视办公室档案管理的安全性。企业工作者进行档案管理时，要具体明确档案的类型，完善相关的安全管理级别。重点档案包括知识产权安全级别高的档案和客户档案以及知识档案，应配置安全级别高的管理手段。档案比较陈旧的，可以对其进行删除，做好记录，提供检验档案真实性的参考条件。如果档案管理单位发现与申请专利或者知识产权存在交叉性的资料，要把数据信息反馈给上级，辅助企业安全的管理知识产权内容。
四、结语
综上所述，企业办公室档案管理是一项基础性工作，在很大程度上和其他项目存在联系，会对企业的长久建设和发展带来影响。新时期的企业办公室档案管理工作，相关人员要融合先进的手段和管理理念，创设高效率的档案管理方法，让档案管理工作具备先进化水平，如明确办公室档案管理的基本要点、体现办公室档案管理的精细化、增强档案管理信息化建设质量、重视办公室档案管理的安全性、规范化进行档案管理整合等途径，全面挖掘档案管理工作潜在的问题，真正做好企业档案管理工作。
【参考文献】
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关键词：高等教育；规范管理；系办公室
中图分类号：F27
文献标识码：A
doi：10.19311/ki.16723198.2017.10.025
随着我国社会不断的进步和发展，我国对于教育事业的发展也愈发重视起来，而高等教育在其中的地位不可忽视，优秀的高等教育可以为社会，为国家输送大批人才，不仅推动了社会的发展，也促进了国家的繁荣，同时也代表了一个国家的新生力量的发展。当然，有发展就有竞争，当今的二十一世纪是一个高端人才竞争的年代，拥有了最完备的人才队伍，就拥有了大力发展经济社会的强大后援。因此，高等教育对学生的培养十分关键，而高校系办公室这个角色在学校和学生中作为一个纽带产生了十分关键的承上启下的作用。
1高等教育学校系办公室的作用及重要性
高校系办公室在学校的管理体系中发挥着重要的作用，是办学规模需要扩大，办学层次需要提升，和办学理念需需要优化先进，以及在国家和社会的繁荣以及经济科技的高速发展对高校向社会输送的人才的质量要求的提高的社会现状中的关键的一环。而且高校系办公室的发展和规范不仅对学校意味着各项职能全面发展和教学质量的各方面的优化和提高，对学生也意味着高等教育不再是名义上的上大学去接受高等教育，更能有助于打破学生中“六十分万岁，多一分浪费”的不积极不健康心态。
对于国家和社会来说，高校系办公室如何发展在表面上来看似乎并不直接产生什么较大的影响，但是从长远角度来看，高等教育学校每年为社会输送的人才不在少数，自然，所输送人才的质量对社会有着深远的影响。在接受高等教育的过程中由于系办公室等部门不能规范管理导致人才培养能力的欠缺，就会直接的对人才的成长产生不利的影响，而发展不完善的教育体系培养出来的人才自然也算不得是真正的人才，这样久而久之，不仅制约着国家和社会的繁荣发展，更限制着我国科学技术的进步。毕竟高端的科学技术问题中相当一部分并不是基层人才能够解决的，所以，从长远角度来看，高校系办公室的管理规范化与否，不仅关系到学生的后期成长，学校的未来发展，更关系到国家和社会的进步，甚至会影响到我国在国际中的地位。毕竟“弱国无外交”是亘古不的道理，更别说一个国家的科学技术的落后和人才培养方面的欠缺了。
梁启超也曾经说过，“少年强则国强”，简简单单几个字就阐述了新生力量对于一个国家发展的重要性。因此，学生的学习和成长、高等教育学校的发展、高校系办公室的规范化管理、国家和社会的繁荣发展以及在国际上的地位和影响这几点是一环扣一环，密不可分且息息相关的。正所谓牵一发而动全身，高校系办公室这个关键的纽带如果不能规范化的话，那高校系办公室所具备的上传下达的职能也就出现了欠缺，那么，大学生、高等教育学校、国家和社会三者之间的紧密联系将会出现较大缺口和弊端。简言之，高校系办公室的规范化管理是十分重要的，十分关键的，应当引起校方足够的重视，并尽快付诸行动。
2目前高等教育学校系办公室管理过程中可能存在的问题
随着我国社会的快速发展，人们知识水平的整体提高以及教育事业的不断改革，高等教育不论是教学方面还是管理方面都有着一定的进步，朝着一个良好的趋势在发展，虽然近些年来有着很大的进步，但是在一些环节中还存在的一些问题，而这些问题的存在可能会严重的制约着对学生的培养效果。
2.1人员选拔培养方式不甚完备
目前来看，高等教育办公室管理体系中，人员选拔和培养方式的局限性直接导致了高校系办公室工作人员的综合素质不高。在一个团队里，如果组成人员不能够很好的发挥自己的作用，并且未得到相应的专业技术的培养，会导致整个团队的协调性和工作能力受到严重的制约，甚至影响到整个高校的管理体系的运作。由于能力的欠缺，会在某种程度上降低工作人员对工作的热情，而高校系办公室这个纽带是起到一个上传下达，承上启下的作用的，这一块的工作人员出现了懈怠，那么后果的严重可想而知。
2.2缺乏创新能力和主观能动性
绝大多数工作人员都习惯了按部就班，僵硬木讷的听领导的话，并不能很好的参与到学校的管理政策安排的运作环节中，只是简单的传达，做该做的事，多数都是领导说怎么办就怎么办，由于自身能力的不足，领导对工作人员的信任程度，工作积极性等多方面原因，导致“不想多说，不愿多做”的心理状态和工作现状。在工作方面上缺乏创新精神，因循守旧，按部就班，遇到问题就先找客观原因，这样的系办公室工作质量的确不高，并不能很好的发挥高等教育学校中系办公室该有的作用。
2.3自动化办公程度不高，协调性不好虽然现在的高校系办公室都有计算机的配备，但是由于工作人员能力问题，计算机并不能很好的应用，多数都是简单的打印，传真，并不能真正的做到办公自动化，多数都是非自动化办公，导致整个系办公室工作
协调性大打折扣，而且工作效率偏低。随着科技的发
展，计算机技术的进步，计算机的应用已经深入到各行各业，而且应用十分广泛，在很大程度上提高了各行各业的工作效率，很多行业和部门都已经步入了信息化工作状态。在这种时代的大方向下，高校系办公室如果不能很好的应用计算机，将工作变得自动化，那么，整个办公室的工作效率会大大降低。与此同时，也会严重制约学校的发展和学生能力的发展，毕竟系办公室这个角色在高等教育中一直都有着很关键的作用，不可忽视。
3关于高校系办公室管理规范化的改善
3.1提高办事效率
由于系办公室处于各种事务交集的中心，所处理事务也相对繁杂，如果做不到高质量高效率，那这个“中枢纽带”就会拖慢整个学校的工作进程。提高效率不光是主观行动，还有就是要将设备的可应用性发挥到最大化，做到办公信息化，自动化，从而高效率，高质量的完成各项任务。
3.2加强完善系办公室的规章制度
俗话说，“没有规矩，不成方圆”，对于一个办公室的规范化管理，有着完善的规章制度会起到事半功倍的效果，所以，在对高校系办公室的规范管理中，一定要加强完善各对于系办公室管理中的各项规章制度。办公室制度不仅要考虑到工作人员切实存在的问题，同时也要设立全面的奖惩方式，从而达到系办公室的规范管理，并且能够很好的调动工作人员的积极性，同时对办公室工作人员的办公方式等方面做出一定范围内的限制和鼓励。
3.3提高内外调和能力，提高服务质量水平
办公室一般处于高等院校中管理，服务，沟通，等一系列繁杂服务的交点，涉及的事务相对来说比较复杂，尤其是内外调和，上下级沟通方面，需要着重培养工作人员的能力，毕竟办公室不仅是对于高校内部学生，教师，领导等人员的服务窗口，更是面对外界社会的了解的平台，所以办公室人员的服务质量水平需要有所提高，并且注重团队协作，一起处理好学校内外的各项事务。这样才能很好的体现出高等院校系办公室这一角色服务窗口的特性。
3.4调动积极性，提高工作人员创新能力
有了足够的积极性，并且有发散性的思维，才会在辅助校级领导做出各种决策的时候提出有创意有建设性的建议，履行好系办公室行履行的责任和义务，同时也为高校的发展贡献力量。
4总结
高校系办公室的范管理主要是从办公方式自动化，人员协调和积极性，创新能力，完善规章制几方面入手，从而改善目前系办公室所存在的弊端，优化高校系办公室的工作质量和工作效率。从而进一步提高学校对学生的培养能力和学校自身发展潜力，为社会输送合格的人才。
参考文献
[1]房正浓。高校院系办公室管理规范化和服务精细化初探[J].管理学家，2012，（19）.
[2]肖力。浅谈如何加强高校系办公室的工作[J].海峡法学，2000，（2）：8284.
[3]汪永根，方骅。提高水平规范管理发挥作用――高校办公室工作议[J].九江职业技术学院学报，2009，（3）：2223.
一。城市管理工作：
1社区副主任担任办公室主任，并定期召开城市管理工作会议。
2及时传达上级对近期城市管理工作的相关要求和规定，并有会议记录。
3有城市管理专职干事和城市管理协管员队伍，工作正常开展。
做好社区城市管理日常性工作：
1经常向社区居民宣传城市管理法律、法规，营造“人民城市人民管”的良好氛围。
2坚持日常巡查制度，负责对本社区影响市容、市貌和市容秩序的乱倾乱倒、乱吐乱扔、乱停乱放、乱牵乱挂、乱贴乱画、乱摆摊点等有碍有碍市容和违反城市管理相关规定的行为进行纠正。
3及时发现、制止纠正各种违反城市管理法律法规的行为。如制止出摊占道100余起，清除牛皮癣300余处。对劝阻制止无效的违法违章行为及时报告执法中队，
4坚决制止各类非法书写、张贴、散发小广告（牛皮癣）的行为，共清理粉刷非法小广告300余起。
5加强了环境保护工作的力度，对违反环境保护的行为及时进行了制止和查处。
6完成区义务植树任务并做好了日常养护工作。
7积极配合街办执法中队、城管科，国土办处理临时性突发事件，积极完成上级交办的其他各项任务。
8组织实施修复洪门堰，帽儿洞沟渠6000余米，保证了河道水环境综合治理工作的顺利完成。
9协助街办做好液化气票发放工作，保证了居民不会因使用清洁能源产生额外的支出，达到了净化环境的效果。
二。土地管理工作：
（一）领导重视，机构健全。
1、拆迁工作，为了加大城市化建设，我社区配合城建拆迁办对3居、6居进行了拆迁，3居拆迁已达85%，6居50%；社员对拆迁工作的不理解，增大了拆迁工作的难度，明年我们将加大相关政策的宣传，继续做好社员的思想工作，努力完成我社区的拆迁安置工作。
2拆违工作，坚持每周的巡查制度，按时每周四上报违章建筑的整治工作，共上报报表48次，在巡查中发现违建及时制止，共拆除萌芽中的违建2处，计130㎡。
3我社区成立了土地管理工作领导小组，由社区主任担任组长，并建立健全了土地管理岗位责任制。
4领导小组定期召开土地管理工作会议，及时学习传达上级对土地管理工作方面的相关政策、法规和要求。
（二）做好土地管理日常性工作。
1严格执行国家对土地实行的项目和用途管理制度，未擅自转让出租集体土地。
2对依法取得合法用地手续的修建项目，进行土地使用备案登记。
为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。
第二章物资分类
公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。
低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等
管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等
个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资，如bp机、手机、助动车等
实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相机等
第三章物资采购
1.公司物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。
申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，办公室批准；300元以上（含300元）部门经理同意，办公室批准，总经理批准。
2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：
1）定点：公司定大型超市进行物品采购。
2）定时：每月月初进行物品采购。
3）定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。
4）特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。
第四章物资领用管理版权所有
公司根据物资分类，进行不同的领用方式：
低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用
管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用
贵重物品：根据伟字003号文件
实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状
第五章公司物资借用
1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门经理签字认可
2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还
3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿
第六章附则
办公室管理规定
文件编号：DZHR0403015
版 次：A
页 次：1/1
实施日期：
1、目的：为维护正常办公秩序，营造良好办公环境，提高工作效率，特制作本规定：
2、范围：公司办公室。
3、内容：
3．1公司员工应准时上班，并佩戴工作标识牌，必要时中午派人轮班留守。
3．2每位工作人员应着装整齐，仪态、仪表端庄，稳重大方。女士可轻妆淡抹；男生不留长发、胡须。穿戴修饰不可太前卫、另类。
3．3注意办公卫生及个人卫生。每日上班时整理、整顿好自己的办公用具及物品，依照公司规定的位置保存、摆放，下班时清理好自己的东西，关闭自己的电脑等办公工具的电源。 3．4上班时间不得做与工作无关的事情，严禁上网聊天、看报纸、吃零食等。
3．5接听客户电话尽量小声，不得大声喧嚷，应尽量说讲普通话，对客户讲话要讲究礼貌、热情。办公室电话铃声不得超过三下，如无人在电话机旁，其他附近人员应尽快帮助接听、转达。
3．6节约公司资源，不得浪费水、电、纸张及其他办公资源。
3．7严禁在办公区域吸烟。
3．8尊重上司、讲究礼节，积极主动完成自己的本职工作，服从上司的工作安排，上司交待工作时尽量站立起来应对。
3．9团结互助，同事间友好相处，不搞办公室政治，虚心接受他人的意见、批评，日常行为讲究修养。
3．10办事讲流程，逐级反映工作中的问题，不越权处理事务或呈报事项。特殊情况，诸如事情紧急却未能及时处理或员工觉得问题解决不合理，员工可以行使越级上报，但一般须慎用。
3．11来访人员及公司职员必须穿拖鞋方可进入办公区域。
拟文
关键词：高校；办公室；行政管理
在高校中，都有着一个综合性的办事机构，那就是高校办公室。办公室在整个学校的运行中扮演着重要的角色。办公室人员必须有较高的工作效率，较强的办事能力和良好的工作作风。基于此，笔者深入了解办公室的相关情况，以期能为学校发展作贡献。
一、我国有关于办公室的发展史
我国古代封建王朝的统治者为了更好地处理日常事务，都设立了类似“办公室”的机构，汉代有尚书台、隋唐有秘书省、明朝到清初有内阁、雍正年间又设立了军机处、民国时期还有国务院秘书厅。经过千百年的演变，办公室在行政管理中的地位更加突出，随着我国教育的发展，逐渐把“行政管理”演变成一门学科，日益被人们重视。几十年来，各高校培养出无数学子，用先进的知识和科学的思维方式，为我国办公室工作注入了新的活力。
二、关于高校办公室的类别
（一）学生办公室
学生办公室主要分为学生工作处、团委办公室、党委办公室，为了更明确各办公室该履行的职责，又做了更细节化的分工，在此不一一列举。这类办公室直接与学生面对面交流，在一个学校工作中处于基石地位，非常重要。
（二）行政办公室
行政办公室主要以学校、学院的行政事务为主，如各高校的校办、综合管理办公室等都属于这类。
1.教学办公室
教学办公室主要是负责管理学校的教学事务，如教务管理、教研管理、教学管理及督导办公室等。他们在学校教师教学水平和教学质量方面起着重要作用。因此，对专业性、计划性、协调性要求很高。
2.科研办公室
科研办公室主要科学研究，它决定了学校办学质量、排名情况，是各高校尤为重视的方面。因此，这类办公室主要以学校的科研创新与研究生的培养工作为主。日常负责各院系的每年度科研申报、科研成果汇集、学术统计等工作。
3.外务型办公室
外务型办公室主要负责对外合作交流的工作。这是高校对外的一个窗口，在提升学习影响力方面发挥着重要作用。如国际交流办公室、校友会办公室等都属于这类。
4.服务型办公室
服务型办公室主要是为了学校良好运转。如后勤办公室、财务综合办公室、校医院综合办公室等。这些部门囊括了衣、食、住、行各个方面，展现了整个学校的管理水平和办事条件，他们与全校师生的切身利益息息相关，与学校的良好形象紧密相连。
三、高校办公室行政人员应具备的素质
作为高校办公室的行政人员，需紧密团结在新一代党中央周围，政治可靠，紧跟时代步伐，要有服务意识、责任意识、大局意识和学习意识。
1.服务意识
高校办公室的基本职能和宗旨就是做好服务，把为学校、为学生服务好为第一要务。作为高校办公室人员，应树立正确的价值观，同时在工作中还需经常反思，改善自身不足，在工作中不断创新，增强服务质量。
2.责任意识
责任意识通俗地讲就是对自己工作毫无怨言，并认真做好，这就是责任。工作中时常会遇到很繁琐的事情，一个优秀的工作人员会主动承担。决定一个人成功的重要因素不仅是智商、领导力、沟通技巧等，更重要的是责任。
3.团队意识
协作能力是办公室工作人员应具备的重要素质之一。任何一个人的进步和发展，都离不开团队。人际关系是非常重要的一方面，办公室每个人都有自己的个性，人际沟通有利于促进一个办公室协调发展。因此，作为高校办公室行政人员，一定要有大局意识、团队意识。
4.对办公室进行有效计划
工作中会经常被文书工作而焦头烂额。如果想使办公室有良好的秩序，就要建立起一套切实可行的制度，并坚持执行。办公室的通病就是事必躬亲，适当地委派任务，与他人一起为实现某一目标而共同努力是极佳的选择。作为管理人员，一定要对办公室的工作任务要有计划和安排。
四、结语
高校办公室行政管理的范畴有很多，需要我们学习和探索的知识更多，本人通过参考相关书籍并结合自身实际，对“高校办公室行政管理”这一主题进行深入思考，同时会把这些新思路运用到日常的工作中，争取为学校的发展、国家的教育事业贡献力量。
参考文献：
[1]孔浩。谈办公室行政管理工作的几点体会[J].北京电力高等专科学校学报，2012(7).
一、办公室管理的重要性
(一)办公室管理直接关系到上层领导的决策水平
决策是上层领导的主要职责，决策的正确与否直接关系到管理的成败。而办公室作为辅助领导决策的主要部门，承担着为领导收集信息、传递信息和提供咨询意见的重要任务，提高办公室管理，将有助于更好地发挥为领导决策服务的参谋咨询作用和耳目作用，为领导提供全面、及时、准确的信息，促进和提高领导的决策水平。
(二)办公室管理关系到管理系统的协调运转
办公室处于中枢的地位，全局工作能否顺利进行、各方面的沟通和联系是否顺畅，取决于办公室这个“枢纽”作用的发挥程度。因此，办公室管理的科学化，将会更好地发挥办公室的枢纽作用，理顺各方面的关系，沟通领导与部门之间、部门与部门之间的联系，促进整个管理系统的协调运转。
(三)办公室管理直接影响着单位的办事效率和服务质量
办公室承担着公文处理、会议管理、信息处理、印章管理、信访工作、机要保密工作、公关接待工作以及领导临时交办的工作等大量的日常性工作。这些工作繁杂琐碎，如管理不善，极易造成混乱，导致效率低下、服务质量差。而实行科学化管理的办公室，能够分清轻重缓急，忙而不乱、有条不紊、先后有序地处理日常行政事务，能够协助领导者迅速找出行政执行过程中的种种障碍，避免部门与部门之间互相推诿、扯皮现象的发生，从而大大提高办事效率和服务质量。
二、办公室管理主要内容
办公室管理蕴涵着丰富的内涵，主要包括办公室管理的制度化、程序化和自动化。
(一)制度化
办公室管理的制度化，是指办公室管理有一套健全而又切实可行的规章制度，将办公室的办事规程、行为准则以条文的形式确定下来，把办公室人员的行为纳入管理规范之中，使办公室的工作有章可循，有法可依。目前，应着重抓好如下几项制度：
1、岗位责任制。岗位责任制是机关工作的一项根本制度，其实质是明确办公室以及办公室各个科室的职责权限的基础上，划分每个岗位的权责，使办公室每一个人都各司其职，各尽其能，高质量、高效率地完成各自承担的任务。在制定岗位责任制时，必须坚持以事定岗、以岗定人和精干效能的原则，坚持职权责一致的原则，每个岗位都有相应的权力和责任，每个岗位的权力、责任都要规定得全面、明确、具体，能量化的尽可能量化，以便考核。此外，要制定严格的检查制度和相应的奖惩办法。对成绩优异者，要给予升级或奖励；对一般合格者，要鼓励其继续前进；对严重失职、渎职者，则应根据情节轻重给予适当的惩处。
2、会议制度。会议是传达指示、研究问题、形成决策、部署工作、总结经验的一种重要形式和管理手段。研究会议管理规律、提高会议效率已成为当今一门新兴的专门学问，是办公室管理科学化的重要内容。搞好会议管理必须着重解决如下两个问题：一是严格控制会议数量，建立严格的会议审批制度；二是提高会议质量和效率。
3、公文处理的制度。公文的处理是一项政策性强且细致复杂的工作，为此，必须建立健全公文制度，提高公文质量，加速公文运转；准确、及时、安全、保密地完成各道公文处理程序，保证和提高公文运转的效率。
4、接待制度。迎来送往是办公室日常管理的基本内容。其工作的好坏，直接影响到单位的形象和声誉。因此，办公室必须重视接待工作，建立健全各项接待制度，对接待的礼仪、规格、费用标准等作出明确合理的规定，以便按章接待。
5、安全保密制度。印章管理和保密工作关系到机关和企业的安全和各方面工作的顺利开展。因此，必须制定严格的印章管理制度、文件保密制度等有关的安全保密制度，并指定专人负责和定期检查。
(二)程序化
实现办公室管理程序化的关键在于程序的优化。为此，制订程序时必须注意程序的可行性、有序性、系统性和简捷性。可行性即程序必须具体明确，必须以实际上能做到为前提。系统性即程序本身就是一个有机系统，它必须考虑到各方面的因素和主客观条件，尽量预见到可能发生的情况，力求全面周到，统筹兼顾，不能顾此失彼。有序性即程序的各环节、各步骤之间必须按一定的次序前后衔接，不可颠倒、重复或错乱。简捷性即程序必须尽量简化，可有可无的程序一概删除。
(三)自动化
办公自动化为办公室信息的收集和传递，公文的处理以及其他管理工作创造了良好的条件，提高了办事效率，促使办公室管理由传统的、经验的管理转向现代的、科学的管理。这是办公室管理的重大变革。因此，办公室人员必须高度重视办公自动化在实现办公室管理科学化中的重要地位和作用，努力创造条件，积极促进办公室自动化进程。
三、办公室管理基本要求
办公室管理有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是办公室自身的队伍建设和领导的重视和支持。
(一)合理配置办公室内部机构办公室处于行政管理的中枢地位，不仅是综合办事机构，而且是领导的参谋部，具有办事、咨询、信息、服务等基本职能，工作任务十分繁重。如果办公室内部机构不健全，人员配备不齐全、不合理或者素质低下，势必影响办公室管理功能的发挥。因此，为了实现办公室管理的科学化，首先必须合理地设置办公室的内部机构和配备工作人员，使办公室有一支较高理论水平、政策水平和较好的文字写作能力、公关协调能力的精干队伍，以确保办公室各项工作的顺利开展。
(二)要注重业务素质的提高，使办公室人员具有较宽的知识面和较强的工作能力办公室的工作头绪多、内容杂、联系广、综合性强，必然要求办公室人员具有较宽的知识面，能够掌握办公室管理的专业知识和办公自动化技术，努力做学识渊博、视野开阔的“通才”。同时，具有较强的综合分析能力、组织协调能力、文字表达能力、社交能力和干练的办事能力等，以适应办公室管理科学化的需要。